يمكنك مشاركة دفتر ملاحظات قمت بإنشائه مع مستخدمين آخرين بنفس طريقة استخدام أي عنصر آخر من العناصر. افتراضيًا، لا يمكن الوصول إلى دفتر الملاحظات الخاص بك إلا من خلالك؛ فهو لا يظهر في نتائج بحث المستخدمين الآخرين وليس جزءًا من أي مجموعة. استنادًا إلى مشاركة الامتيازات ، يمكن مشاركتها مع الآخرين.
ملاحظة:
عند مشاركة دفتر ملاحظات مع الآخرين، يمكنهم فتح دفتر الملاحظات وتشغيله. ومع ذلك، سيتم حفظ أي تغييرات يتم إجراؤها من خلالهم على دفتر الملاحظات كنسخة جديدة تتوفر لهم. لا يتم حفظ التغييرات التي يتم إجراؤها على دفتر الملاحظات.
- الجميع - المشاركة مع الجميع تجعل دفتر ملاحظاتك عامًا، أي يُمكن لأي مستخدم يُمكنه الدخول إلى المؤسسة على الويب العثور عليه واستخدامه، كما يمكن لمالكي المجموعة تضمينه في محتوى مجموعاتهم.
- مؤسستك - لضمان أنه لا يُمكن إلا لأعضاء البوابة (المستخدمين المُسمَيين) الدخول إلى دفتر ملاحظاتك، يُمكنك مشاركته مع مؤسستك فقط.
- المجموعات - إذا كنت عضوًا في مجموعة، فإنه يمكنك مشاركة دفتر ملاحظاتك مع تلك المجموعة. تعمل المشاركة مع مجموعات محددة على تقييد الدخول لمجموعة أصغر وأكثر تحديدًا من المستخدمين. هذا هو الخيار الأفضل للمشاركة بأمان.
- كل المستخدمين ومجموعة - إذا أردت مشاركة دفتر ملاحظات مع مجموعة فرعية من المستخدمين أو تنظيم المحتوى في مجموعة عناصر، ولكنك أيضًا تريد تمكين كل المستخدمين من الوصول إلى العنصر، يمكنك مشاركة العنصر مع مجموعة ومع كل المستخدمين. يكون ذلك مناسب لمجموعة العمل التي تم التركيز عليها حيث يستفيد جميع الأعضاء من محتوى محدد يمكنهم استخدامه للتعاون والتبادل.
- المجموعات ومؤسستك أو الجميع - يمكن مشاركة دفتر ملاحظات مع جمهور أكبر (الجميع أو المؤسسة) وأيضًا مشاركته مع مجموعة محددة. يتيح لك ذلك تصنيف دفتر الملاحظات باعتباره مرتبطًا بمجموعة معينة، فيما لا يزال متوفرًا للمستخدمين الآخرين في المنظمة.
يمكنك تحديث إعدادات مشاركة دفتر الملاحظات من صفحة المحتوى أو من محرر دفتر الملاحظات نفسه. من كلا المكانين، افتح مربع الحوار مشاركة للعنصر، حيث يمكنك تعيين خيارات الإعداد وحفظها.
إعداد دفتر ملاحظاتك لتتم مشاركته
قبل مشاركة دفتر الملاحظات، تأكد من إمكانية فتح دفتر الملاحظات وتشغيله بنجاح من قبل الآخرين مع الحفاظ على سلامة دفتر الملاحظات وأمانه وإمكانية الوصول إليه.
- تجنب تخزين أسماء المستخدمين أو كلمات المرور أو بيانات الاعتماد أو أي معلومات شخصية أخرى في دفتر ملاحظات. تؤدي مشاركة دفتر الملاحظات مع هذا المحتوى إلى عرضه للآخرين. إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بنظام المعلومات الجغرافية GIS مع اسم المستخدم وكلمة المرور، فمن المستحسن أن تقوم فقط بتضمين اسم المستخدم في الرمز وانتظر حتى تتم مطالبتك بكلمة المرور في مربع الحوار التفاعلي. لمعرفة المزيد حول خيارات الاتصال بنظام المعلومات الجغرافية GIS دون كلمة مرور، راجع العمل مع أنظمة مصادقة مختلفة.
- يجب أيضًا مشاركة أي عنصر من العناصر التي أضفتها إلى دفتر الملاحظات الخاص بك مع أحد الأعضاء حتى يتمكن من عرضه واستخدامه في دفتر الملاحظات. تحقق من خصائص المشاركة لكل عنصر في دفتر الملاحظات قبل مشاركة دفتر الملاحظات.
- يمكنك استخدام الملفات من مساحة عمل المستخدم في دفاتر الملاحظات. ومع ذلك، إذا كنت تنوي مشاركة دفتر ملاحظات مع الآخرين في المؤسسة، فقم بتحميل أي من هذه الملفات إلى المحتوى الخاص بي، ثم أضف هذه العناصر إلى دفتر الملاحظات. شاركها مع الأعضاء الذين سيشاهدون دفتر ملاحظاتك.
- إذا كان دفتر الملاحظات الخاص بك يستخدم وقت تشغيل دفتر الملاحظات المتقدم، فلن يتمكن أحد سوى المستخدمين الذين يمتلكون امتياز دفتر الملاحظات المتقدم من فتح دفتر الملاحظات وتشغيله عند مشاركته معهم. راجع تحديد وقت تشغيل دفتر الملاحظات للاطلاع على خطوات حول كيفية تغيير وقت التشغيل.
مشاركة دفتر ملاحظات من صفحة المحتوى
لمشاركة دفتر ملاحظات من المحتوى، أكمل الخطوات التالية:
- على صفحة المحتوى، في علامة تبويب المحتوى الخاص بي، حدد موقع عنصر دفتر الملاحظات الذي تريد مشاركته وانقر فوق زر المشاركة، والذي يظهر في صورة رمز قفل بشكل افتراضي.
- من صفحة عنصر دفتر الملاحظات، انقر فوق الزر مشاركة.
يعرض مربع الحوار المستويات التي يمكنك مشاركة العنصر بها، بما في ذلك كل مجموعة من المجموعات الموجودة على مؤسستك.
- اختر كيف ترغب في مشاركة دفتر الملاحظات.
- انقر على موافق.
إنشاء دفتر ملاحظات من مساحة العمل
يمكنك أيضًا الوصول إلى مربع الحوار مشاركة من مساحة عمل دفتر الملاحظات.
- من شريط الإجراء، انقر فوق الزر مشاركة.
تظهر لوحة مشاركة دفتر الملاحظات، حيث يتم عرض إعدادات المشاركة الحالية لدفتر الملاحظات.
- انقر فوق الزر مشاركة على اللوحة لفتح مربع الحوار.
- قم بتغيير الإعدادات حسب الرغبة.
- انقر على موافق.
تظهر إعدادات المشاركة الجديدة على اللوحة.
العمل على دفتر ملاحظات مشترك
عندما يقوم عضو مؤسسة بفتح دفتر الملاحظات الذي تمت مشاركته معه بواسطة عضو آخر، يتم إنشاء نسخة من دفتر الملاحظات ثم فتحه. العضو الذي تمت مشاركة دفتر الملاحظات معه هو مالك هذه النسخة الجديدة من دفتر الملاحظات؛ فهو يعمل في حاوية خاصة به ويستخدم موارد المعالجة الخاصة به. يتم إجراء أي تغييرات يقوم بها على دفتر الملاحظات فقط في نسخة دفتر الملاحظات الجديدة.
يمكنك البحث في محتوى مؤسستك للعثور على دفتر ملاحظات مشترك، أو الوصول إلى عنصر دفتر الملاحظات من المجموعة التي تمت مشاركته معها. قم بمعاينة دفتر الملاحظات لعرض محتواه، وافتح دفتر الملاحظات من صفحة تفاصيل العنصر الخاص به.
تأكد من فتح دفاتر الملاحظات المشتركة فقط من المصادر التي تثق بها. يتم تشغيل أي كود تقوم بتشغيله في دفتر ملاحظات مشترك نيابة عنك باستخدام بيانات الاعتماد الخاصة بك. من أفضل الممارسات مراجعة جميع الخلايا في دفتر ملاحظات مشترك بشكل فردي قبل تشغيلها، وعدم استخدام خيار تشغيل الكل عند فتح دفتر ملاحظات مشترك لأول مرة.
قد تشير دفاتر الملاحظات التي تمت مشاركتها معك إلى الملفات التي لا يمكنك الوصول إليها - فقد تكون من العناصر التي لم تتم مشاركتها معك، أو قد تكون موجودة في مكان عمل المستخدم الخاص بالمؤلف. اتصل بالمؤلف إذا تلقيت أي أخطاء من هذا القبيل.