Administrar colaboraciones como host

Como host de la colaboración, puede administrar los espacios de trabajo, participantes invitados y otros detalles de sus colaboraciones. Los hosts de la colaboración pueden editar las propiedades de sus colaboraciones o eliminar una colaboración por completo. El host también puede agregar espacios de trabajo adicionales a colaboraciones existentes. A continuación se indican las instrucciones para estas tareas. También puede cambiar el programa de uso compartido para el espacio de trabajo de una colaboración. Para obtener más información, consulte Configurar los ajustes de sincronización.

Editar una colaboración

Edite su colaboración para cambiar cualquiera de las propiedades siguientes:

• Nombre de la colaboración
• Descripción de la colaboración
• Nombre completo de la persona de contacto del host de la colaboración
• Dirección de correo electrónico de la persona de contacto
• Política de eliminación de contenido en colaboración al eliminar un espacio de trabajo o una colaboración

Para editar una conexión, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Localice el nombre de la colaboración que desea editar en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Editar colaboración.
4. En el cuadro de diálogo Editar colaboración, haga lo siguiente:
   • Introduzca un Nombre para la colaboración.
   • Introduzca una Descripción de la colaboración.
   • Introduzca el Nombre completo de la persona de contacto para el host de la colaboración.
   • Introduzca una Dirección de correo electrónico de la persona de contacto.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Utilice el parámetro sent para especificar qué les ocurrirá a los elementos de colaboración enviados desde su organización al eliminar una colaboración o uno de sus espacios de trabajo. Existen las dos opciones siguientes:
   • Eliminados de todos los participantes en el momento de la eliminación de un espacio de trabajo o una colaboración.
   • Conservados para todos los participantes. Si se selecciona esta opción, los participantes deciden si desean conservar los elementos en colaboración cuando se elimina el espacio de trabajo o la colaboración. Esta es la configuración predeterminada.
7. Utilice el parámetro received para especificar qué les ocurrirá a los elementos de colaboración enviados desde su organización al eliminar una colaboración o uno de sus espacios de trabajo. Existen las dos opciones siguientes:
   • Eliminados de todos los participantes en el momento de la eliminación de un espacio de trabajo o una colaboración.
   • Conservados para todos los participantes. Al seleccionar esta opción, puede conservar los elementos en colaboración mientras el participante remitente lo permita. Esta es la configuración predeterminada.

Nota:

La política de eliminación de contenido está configurada en el nivel de colaboración y se aplica a todos los espacios de trabajo de colaboración asociados.

8. Haga clic en Save (Guardar).

Editar la persona de contacto del host

Para editar la persona de contacto de la colaboración, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración que desea editar en la tabla y haga clic en el botón Editar que hay junto a Persona de contacto en el resumen de la colaboración.
4. Edite el Nombre completo de la persona de contacto y la Dirección de correo electrónico de la persona de contacto y haga clic en Guardar.

Eliminar una colaboración

Para eliminar una colaboración, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Localice el nombre de la colaboración que desea eliminar en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Eliminar.
4. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Eliminar configuración, seleccione Eliminar colaboración para eliminar la colaboración.

Nota:

El cuadro de diálogo Eliminar colaboración muestra un resumen de la política de eliminación de contenido e indica cómo el contenido enviado y recibido se mantendrá dentro de la colaboración. Para cambiar esta política, haga clic en Cancelar y use la acción Editar colaboración.

Los administradores del participante invitado recibirán una notificación informándoles de que la colaboración se ha eliminado.

Editar un espacio de trabajo de la colaboración

Puede editar el grupo asociado al espacio de trabajo de una colaboración siguiendo los pasos que se indican a continuación, así como editar las opciones Nombre y la Descripción del espacio de trabajo.

1. Inicie sesión en la organización como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración cuyos espacios de trabajo desea ver.
4. Localice el nombre del espacio de trabajo que desea editar en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Editar espacio de trabajo.
5. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Editar espacio de trabajo, puede editar las opciones de Nombre de espacio de trabajo y Descripción de espacio de trabajo. Haga clic en Siguiente.
6. También puede crear un grupo nuevo o elegir un grupo existente diferente para vincularlo al espacio de trabajo y hacer clic en Siguiente.
7. Si usted es el administrador del host de la colaboración, verá la opción para cambiar el modo en que los participantes invitados acceden al espacio de trabajo de la colaboración. Opcionalmente, elija el nuevo modo de acceso en el menú desplegable y haga clic en Guardar.
También puede editar el acceso del participante invitado haciendo clic en el nombre de un espacio de trabajo en la lista de espacios de trabajo de la colaboración. Verá el modo de acceso del participante invitado y podrá elegir uno nuevo en el menú desplegable.

Agregar un espacio de trabajo a una colaboración

Puede agregar espacios de trabajo adicionales a una colaboración siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración donde va a agregar un espacio de trabajo.
4. Haga clic en Crear espacio de trabajo.
5. Proporcione un nombre y descripción para el espacio de trabajo de la colaboración y haga clic en Siguiente.
6. Elija el grupo que se asociará al espacio de trabajo. Puede ser un grupo existente o puede crear un grupo nuevo para este fin. Un grupo solo puede estar asociado a un espacio de trabajo de la colaboración.
   • Si crea un grupo nuevo, será un grupo privado en el que todos los miembros del grupo podrán aportar contenido al grupo. En caso necesario, podrá cambiar la configuración del estado y la contribución una vez creado el grupo. Consulte Crear grupos para obtener más información sobre esta configuración. Al crear un grupo nuevo para una colaboración, debe especificar etiquetas para el grupo a fin de continuar.
   • Si elige vincular un grupo existente, en el menú desplegable se mostrará una lista de todos los grupos del portal, incluidos los grupos privados.
7. Elija el modo de acceso en el menú desplegable para cada participante de la colaboración y haga clic en Guardar.

Los administradores del participante invitado recibirán una notificación informándoles de que se ha agregado un nuevo espacio de trabajo a la colaboración.

Eliminar un espacio de trabajo de la colaboración

Puede eliminar un espacio de trabajo de colaboración completando los siguientes pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración que contiene el espacio de trabajo que desea eliminar.
4. Localice el nombre del espacio de trabajo de la colaboración que desea eliminar en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Eliminar espacio de trabajo.
5. En el cuadro de diálogo Eliminar espacio de trabajo, haga clic en Eliminar espacio de trabajo.

Nota:

El cuadro de diálogo Eliminar espacio de trabajo muestra un resumen de la política de eliminación de contenido e indica cómo el contenido enviado y recibido se mantendrá dentro de la colaboración. Para cambiar esta política, haga clic en Cancelar y use la acción Editar colaboración.

Ver los participantes de una colaboración

Puede ver la lista de otros participantes siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración cuyos participantes desee visualizar.

   En la página Espacios de trabajo, verá una lista de los espacios de trabajo de la colaboración y su grupo asociado al espacio de trabajo, el modo de acceso y el estado.

4. Haga clic en Ver invitados.

En la página Invitados de la colaboración, los administradores del host de la colaboración pueden elegir Invitar a invitado para invitar a nuevos portales invitados a la colaboración.

Aceptar la respuesta de un participante invitado

Puede aceptar las respuestas a las invitaciones de los participantes invitados a la colaboración siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en Ver invitados.
4. Haga clic en el nombre de la colaboración cuyos participantes desee visualizar.
5. En la página Invitados de la colaboración, si la respuesta de un portal invitado todavía no se ha importado a la colaboración, su Estado será Invitación pendiente. Para aceptar un participante invitado, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción para la entrada del invitado en la tabla y elija Aceptar organización invitada.
6. En el cuadro de diálogo Aceptar organización invitada, examine el archivo de respuesta a la invitación que recibió del participante invitado y haga clic en Aceptar organización invitada.

Los administradores de la colaboración recibirán una notificación informándoles de que se ha unido un nuevo participante invitado.

Editar la información o el modo de acceso de un participante invitado

Puede cambiar la información de contacto y el modo de acceso de los participantes invitados siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en Ver invitados.
4. Haga clic en el nombre de la colaboración cuya organización invitada desee editar.
5. En la página Invitados de la colaboración, si el Estado de un portal invitado es Activo, podrá editar sus detalles y el modo de acceso. Para editar un portal invitado, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción para la entrada del invitado en la tabla y elija Editar organización invitada.
6. En el cuadro de diálogo Editar organización invitada, puede editar la información de contacto y elegir un nuevo modo de acceso en el menú desplegable y hacer clic en Guardar.

Los administradores del participante invitado recibirán una notificación si su modo de acceso cambia.

Volver a emitir una invitación

Si una invitación para colaborar se ha perdido o ha caducado, puede volver a emitir una invitación siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en Ver invitados.
4. Haga clic en el nombre de la colaboración cuya invitación desee volver a emitir.
5. En la página Invitados de la colaboración, si la respuesta de un participante invitado todavía no se ha importado a la colaboración, su Estado será Invitación pendiente. Para volver a emitir una invitación para un invitado, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción para la entrada del invitado en la tabla y elija Volver a emitir invitación.
6. En el cuadro de diálogo Volver a emitir invitación, haga clic en Volver a emitir invitación.

Eliminar una invitación para colaborar

Si ya no desea establecer una relación de confianza con una organización, puede eliminar una invitación para colaborar siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración cuya invitación desee eliminar.
4. Haga clic en Ver invitados.
5. En la página Invitados de la colaboración, si la respuesta de un participante invitado todavía no se ha importado a la colaboración, su Estado será Invitación pendiente. Para eliminar una invitación para un participante invitado, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción para la entrada del invitado en la tabla y elija Eliminar invitación.
6. En el cuadro de diálogo Eliminar invitación, haga clic en Eliminar invitación.

Todos los archivos de invitación existentes para el participante invitado quedarán invalidados. Si un participante invitado acepta la invitación y envía un archivo de respuesta, este no será válido.

Quitar un participante invitado de una colaboración

Una vez que un host de la colaboración ha aceptado una organización invitada en la colaboración, puede eliminar el participante invitado de la colaboración siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración cuyo portal invitado desee eliminar.
4. Haga clic en Ver invitados.
5. En la página Invitados de la colaboración, si el Estado de un participante invitado es Activo, podrá quitarlo de la colaboración. Para quitar un participante invitado, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción para la entrada del invitado en la tabla y elija Quitar organización invitada.
6. En el cuadro de diálogo Quitar organización invitada, haga clic en Quitar organización invitada.

Nota:

El cuadro de diálogo Quitar organización invitada muestra un resumen de la política de eliminación de contenido e indica cómo el contenido enviado y recibido se mantendrá dentro de la colaboración. Para cambiar esta política, haga clic en Cancelar y use la acción Editar colaboración.

Los administradores de los participantes en la colaboración recibirán una notificación informándoles de que el participante invitado se ha quitado de la colaboración.

Ver estado de sincronización

Puede ver el estado de sincronización de cada participante en la colaboración siguiendo estos pasos:

1. Inicie sesión en la organización host como administrador.
2. Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
3. Haga clic en el nombre de la colaboración que desea ver.
4. Haga clic en el nombre del espacio de trabajo de colaboración cuyo estado de sincronización desee ver.
5. En la página de resumen del espacio de trabajo de colaboración, cada estado de sincronización de la organización invitada se indica con un icono. Pase el puntero por el icono para ver el estado de sincronización más reciente. Los estados posibles son los siguientes:
   • Correcta: la sincronización de todos los elementos se completó correctamente.
   • Correcta con fallos: la sincronización se completó, pero algunos elementos no se compartieron correctamente.
   • Fallida: la sincronización falló y no se compartió ningún elemento. Haga clic en Fallida para ver más detalles.
6. Para ver los detalles de sincronización de una organización invitada, haga clic en el botón de sincronización. Aparece un elemento emergente que proporciona más detalles de las sincronizaciones programadas e inmediatas:

   Sincronizaciones programadas:

   • Última sincronización: la fecha y hora de la sincronización programada más recientemente.
   • Estado: el estado de la última sincronización programada. Los estados posibles son los siguientes:
     • Correcta: la sincronización de todos los elementos se completó correctamente.
     • Correcta con fallos: la sincronización se completó, pero algunos elementos no se compartieron correctamente.
     • Fallida: la sincronización falló y no se compartió ningún elemento. Haga clic en Fallida para obtener información detallada.

   Sincronizaciones inmediatas:

   • Última sincronización: muestra la fecha y hora de la última sincronización inmediata.
   • Estado: muestra el estado de la última sincronización inmediata. Los estados posibles son:
     • Correcta: indica que la sincronización de todos los elementos se completó correctamente.
     • Correcta con fallos: se muestra en casos en que la sincronización se completó, pero algunos elementos no se compartieron correctamente.
     • Fallida: se muestra cuando la sincronización falló y no se compartió ningún elemento. Haga clic en el vínculo Fallida para obtener más detalles.