Para compartir contenido entre los participantes de una colaboración, debe crear una colaboración y un espacio de trabajo de colaboración, asociar un grupo al espacio de trabajo e invitar a participantes a la colaboración. La organización donde se crea la colaboración es el host y el resto de portales participantes son los invitados. Teniendo en cuenta estos pasos, puede crear una colaboración con una confianza establecida entre los participantes y empezar a compartir contenido en la colaboración.
Host e invitados de la colaboración
Una colaboración está formada por un host y muchos invitados posibles. La colaboración se inicia cuando el administrador de una organización host envía una invitación al administrador de una o más organizaciones participantes. Los administradores de cada organización participante aceptan la invitación y envían un acuse de recibo al administrador del host que, a su vez, acepta el acuse de recibo para completar el círculo de confianza.
Host
Un host se define como la organización donde se inicia la colaboración. Una vez identificado el host, el administrador de la organización host debe realizar lo siguiente para crear una colaboración y compartir contenido entre los participantes invitados:
- Crear una colaboración y un espacio de trabajo de la colaboración
- Asociar un grupo al espacio de trabajo
- Invitar a invitados a la colaboración
Invitados
Los invitados se definen como las organizaciones participantes a las que ha invitado el host. Una vez identificado un invitado, el administrador de la organización del invitado debe realizar lo siguiente para unirse a una colaboración y compartir contenido entre los participantes:
- Aceptar una invitación para colaborar
- Unir un grupo al espacio de trabajo
- Configurar los parámetros de sincronización para el espacio de trabajo de la colaboración
Colaboraciones y espacios de trabajo
Cada colaboración contiene uno o varios espacios de trabajo de colaboración.
Un espacio de trabajo es un espacio conceptual de una colaboración que representa a un proyecto, iniciativa u otro principio organizativo. Para compartir datos en una colaboración, cada participante vincula un grupo a un espacio de trabajo y, a continuación, comparte contenido con el grupo correspondiente. Es en el nivel de espacio de trabajo en el que los administradores determinan de qué forma se compartirán las capas de entidades (por referencia o como copias), el calendario de sincronización de las capas de entidades compartidas como copias y el nivel de acceso de los invitados (enviar, recibir o enviar y recibir). Los espacios de trabajo se pueden usar para organizar colaboraciones más grandes que abarcan varios proyectos e iniciativas diferentes.
El host y el invitado solo ven el nombre y la descripción del espacio de trabajo; los detalles acerca de los grupos individuales que se han unido al espacio de trabajo no se exponen a los participantes de la colaboración. El espacio de trabajo de la colaboración es una estructura lógica en un lugar de un contenedor físico de datos de modo que, mientras que en el espacio de trabajo se ocultan los detalles del grupo a los participantes de la colaboración, en este caso no se incluye contenido alguno. Los espacios de trabajo de la colaboración los crea, edita y elimina el administrador del portal host.
A continuación se muestra el concepto de un espacio de trabajo de colaboración y su relación con los participantes, grupos y modos de acceso al espacio de trabajo.
Estos son los puntos clave para comprender el diagrama:
- El círculo externo representa toda la colaboración y su conjunto de participantes de confianza.
- El círculo interior sombreado representa el espacio de trabajo de la colaboración.
- Cada cuadrado representa un participante de la colaboración; el host está marcado como tal y cada invitado se muestra numerado.
- Cada triángulo representa un grupo que pertenece a un participante de la colaboración y está enlazado al espacio de trabajo de la colaboración.
- El host de la colaboración tiene definido el acceso al espacio de trabajo para sí mismo y para el participante 2 con permiso para Enviar y recibir.
- El host de la colaboración tiene definido el acceso al espacio de trabajo para el participante 1 como Recibir.
- El host de la colaboración tiene definido el acceso al espacio de trabajo para el participante 3 como Enviar.
Colaboración con varios espacios de trabajo
Considere el primer escenario de Acerca de la colaboración distribuida, en el cual el departamento de planificación y el departamento de desarrollo comunitario están participando en una colaboración existente. Recientemente, ambos departamentos han ampliado su ámbito de trabajo para trabajar juntos en tres proyectos diferentes, uno por cada nuevo desarrollo de uso mixto. Los equipos desean mantener organizados los datos y contenidos por proyectos de desarrollo, de forma que han aprovechado tres espacios de trabajo separados, uno por cada proyecto.
Como anfitrión, el departamento de desarrollo comunitario también desea usar los espacios de trabajo para definir el modo de acceso del departamento de planificación: solo deben poder enviar datos para los dos nuevos proyectos, pero deben poder enviar y recibir en el proyecto existente. También tienen la opción de compartir ahora las capas de entidades como copias en determinados proyectos, mientras que los datos de proyecto de los otros desarrollos de uso mixto se comparten por referencia.
Espacios de trabajo y grupos
Cada uno de los participantes de la colaboración enlaza un grupo de su organización al espacio de trabajo. Todo el contenido compartido aparece directamente en el grupo que cada participante unió al espacio de trabajo. El contenido dentro de estos grupos se compartirá de acuerdo con un programa definido por los invitados para cada uno de los espacios de trabajo de colaboración. El hecho de abandonar o eliminar un espacio de trabajo no elimina el grupo. Todo el contenido que se haya enviado a la colaboración se deberá dejar de compartir antes de abandonar o eliminar el espacio de trabajo.
Modos de acceso para espacios de trabajo
Los participantes de la colaboración definen elementos específicos para compartir colocándolos en un grupo. Los invitados participan en una colaboración asociando un grupo con espacios de trabajo de colaboración. El host de la colaboración define para cada invitado cómo puede enviar y recibir contenido definiendo uno de los siguientes modos de acceso en cada espacio de trabajo.
Solo Enviar
Cuando el host selecciona Enviar como modo de acceso para el invitado, este puede enviar contenido al host, pero no puede recibir contenido del host.
Solo Recibir
Cuando el host selecciona Recibir como modo de acceso para el invitado, este recibirá contenido del host, pero no podrá enviar contenido al host.
Enviar y recibir
Cuando el host selecciona Enviar y recibir como modo de acceso para el invitado, este puede enviar contenido al host y recibir contenido del host. Con cada sincronización del espacio de trabajo de la colaboración, el contenido se actualiza para que coincida con lo que existe en el portal de origen. El modo de acceso de Enviar y recibir no se puede usar para realizar ediciones de un único dataset entre el host y el invitado.
Definir espacios de trabajo y modos de acceso
El host de la colaboración debe establecer cómo se actualiza el contenido para cada grupo participante. Cada invitado de la colaboración puede definir sus grupos para sincronizar los cambios de los elementos en tiempo real o a intervalos programados. Para obtener más información, revise los detalles para configurar los parámetros de sincronización.
El host puede crear espacios de trabajo adicionales siguiendo los pasos de Administrar colaboraciones como host. Una vez creados por el host, los nuevos espacios de trabajo estarán disponibles para los invitados como parte de la siguiente sincronización programada para la colaboración. Una vez que estén disponibles para el invitado, el administrador de la organización invitada puede unirse a estos nuevos espacios de trabajo como lo hizo con el espacio de trabajo original. Para obtener más información, consulte Administrar colaboraciones como invitado.