Gérer les collaborations en tant qu'hôte

En tant qu'hôte de la collaboration, vous pouvez gérer les espaces de travail, les participants invités et les détails de vos collaborations.

Gérer les collaborations en tant qu'hôte

Les hôtes des collaborations peuvent mettre à jour les propriétés de leurs collaborations ou supprimer entièrement une collaboration. Ces tâches sont détaillées ci-dessous. Vous pouvez également modifier l'intervalle de partage d'un espace de travail de collaboration. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Définir un intervalle de partage.

L'hôte de la collaboration peut également ajouter des espaces de travail supplémentaires aux collaborations existantes.

Mettre à jour une collaboration

Mettez à jour votre collaboration pour modifier les propriétés suivantes :

• Nom de la collaboration
• Description de la collaboration
• Nom complet de la personne à contacter pour l'hôte de la collaboration
• Adresse électronique de la personne à contacter

Pour mettre à jour une collaboration, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Recherchez le nom de la collaboration que vous voulez mettre à jour dans la table, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action et choisissez Mettre à jour la collaboration.
4. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour la collaboration, saisissez les données suivantes :
   • Entrez le nom de la collaboration.
   • Entrez la description de la collaboration
   • Entrez le nom complet de la personne à contacter pour la collaboration
   • Entrez l'adresse électronique de la personne à contacter
5. Cliquez sur Enregistrer.

Mettre à jour la personne à contacter de l'hôte

Pour mettre à jour la personne à contacter de votre collaboration, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration que vous voulez mettre à jour dans la table, puis cliquez sur le bouton Modifier en regard de la personne à contacter dans le résumé de la collaboration.
4. Mettez à jour le nom complet de la personne à contacter et l'adresse électronique de la personne à contacter, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une collaboration

Vous pouvez supprimer une collaboration en procédant comme suit.

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Recherchez le nom de la collaboration que vous voulez supprimer dans la table, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action et choisissez Supprimer la collaboration.
4. Lorsque la boîte de dialogue Supprimer la collaboration apparaît, sélectionnez Supprimer la collaboration.

Remarque :

Les éléments reçus de la part de la collaboration ne sont pas supprimés. Avant de supprimer une collaboration, vous devez annuler le partage des éléments qui ont été partagés avec l'espace de travail de collaboration.

Les administrateurs des participants invités recevront une notification indiquant que la collaboration a été supprimée.

Mettre à jour un espace de travail de collaboration

Vous pouvez mettre à jour le groupe associé à un espace de travail de collaboration en procédant comme suit. Vous pouvez également modifier les options Nom et Description de l'espace de travail.

1. Connectez-vous à votre organisation en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez afficher les espaces de travail.
4. Recherchez le nom de l'espace de travail que vous voulez mettre à jour dans la table, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action et choisissez Mettre à jour l'espace de travail.
5. Lorsque la boîte de dialogue Mettre à jour l'espace de travail apparaît, vous pouvez mettre à jour les options Nom de l'espace de travail et Description de l'espace de travail et cliquer sur Suivant.
6. Vous pouvez également créer un nouveau groupe ou choisir un autre groupe existant à lier à l'espace de travail, puis cliquer sur Suivant.
7. Si vous êtes l'administrateur de l'hôte de la collaboration, l'option permettant de modifier le mode d'accès des participants invités à l'espace de travail de collaboration apparaît. Vous pouvez également choisir le nouveau mode d'accès dans le menu déroulant et cliquer sur Enregistrer.
Vous avez également la possibilité de mettre à jour l'accès au participant invité en cliquant sur le nom d'un espace de travail dans la liste des espaces de travail de la collaboration. Le mode d'accès du participant invité s'affiche ; vous pouvez en choisir un nouveau dans le menu déroulant.

Ajouter un espace de travail de collaboration

Vous pouvez ajouter des espaces de travail supplémentaires dans une collaboration en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration dans laquelle vous allez ajouter un espace de travail.
4. Cliquez sur Créer l'espace de travail.
5. Attribuez un nom et une description à l'espace de travail de collaboration et cliquez sur Suivant.
6. Choisissez le groupe à associer à l'espace de travail. Il peut s'agir d'un groupe existant ou d'un groupe que vous créez à cet effet. Un groupe peut uniquement être associé à un espace de travail de collaboration.
   • Si vous créez un groupe, il s'agit d'un groupe privé dont tous les membres peuvent contribuer au contenu. Le cas échéant, vous pouvez modifier le statut et les paramètres de contribution une fois le groupe créé. Reportez-vous à la rubrique Créer des groupes pour plus d'informations sur ces paramètres. Lorsque vous créez un groupe pour une collaboration, vous devez lui attribuer des balises pour continuer.
   • Si vous choisissez de lier un groupe existant, le menu déroulant présente la liste de tous les groupes du portail, notamment les groupes privés.
7. Choisissez le mode d'accès dans le menu déroulant pour chaque participant à la collaboration et cliquez sur Enregistrer.

Les administrateurs des participants invités recevront une notification indiquant qu'un nouvel espace de travail de collaboration a été ajouté.

Supprimer un espace de travail de collaboration

Vous pouvez supprimer un espace de travail de collaboration en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration qui contient l'espace de travail à supprimer.
4. Recherchez le nom de l'espace de travail de collaboration que vous voulez supprimer dans la table, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action et choisissez Supprimer l'espace de travail.
5. Dans la boîte de dialogue Supprimer l'espace de travail, cliquez sur Supprimer l'espace de travail. Notez que les éléments reçus de la part de l'espace de travail de la collaboration ne sont pas supprimés. Avant de supprimer une collaboration, vous devez annuler le partage des éléments qui ont été partagés avec l'espace de travail de collaboration.

Afficher les participants à la collaboration

Vous pouvez afficher la liste des autres participants en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez afficher les participants.

   La page Espaces de travail présente la liste des espaces de travail dans la collaboration, ainsi que votre groupe associé à l'espace de travail, son mode d'accès et son statut.

4. Cliquez sur Afficher les invités.

Sur la page Invités de la collaboration, les administrateurs de l'hôte de la collaboration peuvent choisir Inviter un utilisateur pour inviter de nouveaux portails à la collaboration.

Accepter la réponse d'un participant invité

Vous pouvez accepter les réponses des participants invités aux invitations de collaboration en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur Afficher les invités.
4. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez afficher les participants.
5. Sur la page Invités de la collaboration, si la réponse d'un portail invité n'a pas encore été importée dans la collaboration, son statut est Invitation en attente. Pour accepter un participant invité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action correspondant à l'entrée de l'invité dans la table, puis choisissez Accepter l'organisation invitée.
6. Dans la boîte de dialogue Accepter l'organisation invitée, accédez au fichier de réponse reçu de la part du participant invité et cliquez sur Accepter l'organisation invitée.

Les administrateurs de la collaboration recevront une notification indiquant qu'un nouveau participant invité a rejoint la collaboration.

Mettre à jour les informations ou le mode d'accès d'un participant invité

Vous pouvez modifier les coordonnées et le mode d'accès d'un participant invité en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur Afficher les invités.
4. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez mettre à jour l'organisation invitée.
5. Sur la page Invités de la collaboration, si le statut d'un portail invité est Actif, vous pouvez mettre à jour ses détails et son mode d'accès. Pour mettre à jour un portail invité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action correspondant à l'entrée de l'invité dans la table, puis choisissez Mettre à jour l'organisation invitée.
6. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour l'organisation invitée, vous pouvez également mettre à jour les coordonnées et/ou choisir un nouveau mode d'accès dans le menu déroulant, puis cliquer sur Enregistrer.

Les administrateurs des participants invités recevront une notification si leur mode d'accès a changé.

Réémettre une invitation

Si une invitation à collaborer s'est perdue ou a expiré, vous pouvez réémettre une invitation en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur Afficher les invités.
4. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez réémettre l'invitation.
5. Sur la page Invités de la collaboration, si la réponse d'un participant invité n'a pas encore été importée dans la collaboration, son statut est Invitation en attente. Pour réémettre une invitation pour un invité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action correspondant à l'entrée de l'invité dans la table, puis choisissez Réémettre l'invitation.
6. Dans la boîte de dialogue Réémettre l'invitation, cliquez sur Réémettre l'invitation.

Supprimer une invitation à collaborer

Si vous ne voulez plus établir une relation de confiance avec une organisation, vous pouvez supprimer une invitation à collaborer en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez supprimer l'invitation.
4. Cliquez sur Afficher les invités.
5. Sur la page Invités de la collaboration, si la réponse d'un participant invité n'a pas encore été importée dans la collaboration, son statut est Invitation en attente. Pour supprimer une invitation pour un participant invité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action correspondant à l'entrée de l'invité dans la table, puis choisissez Supprimer l'invitation.
6. Dans la boîte de dialogue Supprimer l'invitation, cliquez sur Supprimer l'invitation.

Les fichiers d'invitation existants pour le participant invité seront invalidés. Si un participant invité accepte l'invitation et envoie un fichier de réponse, ce dernier ne sera pas valide.

Supprimer un participant invité d'une collaboration

Lorsqu'un hôte de la collaboration a accepté une organisation invitée dans une collaboration, il peut supprimer le participant invité d'une collaboration en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à l'organisation hôte en tant qu'administrateur.
2. Accédez à Mon organisation > Modifier les paramètres > Collaborations.
3. Cliquez sur le nom de la collaboration dont vous voulez supprimer le portail invité.
4. Cliquez sur Afficher les invités.
5. Sur la page Invités de la collaboration, si le statut d'un participant invité est Actif, vous pouvez le supprimer de la collaboration. Pour supprimer un participant invité, cliquez sur la flèche de la liste déroulante du bouton Action correspondant à l'entrée de l'invité dans la table, puis choisissez Supprimer l'organisation invitée.
6. Dans la boîte de dialogue Supprimer l'organisation invitée, cliquez sur Supprimer l'organisation invitée.

Remarque :

Notez que les éléments reçus de la part de l'espace de travail de la collaboration ne sont pas supprimés.

Les administrateurs des participants à la collaboration recevront une notification indiquant que le participant invité a été supprimé de la collaboration.