È possibile condividere con altri utenti gli appunti creati, analogamente a qualsiasi altro elemento. Per impostazione predefinita, gli appunti di un utente sono accessibili solo a tale utente; non appaiono nei risultati di ricerca di altri utenti e non appartengono ad alcun gruppo. A seconda dei privilegi di condivisione, è possibile condividerli con altri utenti.
Nota:
Quando si condividono degli appunti con altri, questi possono aprire ed eseguire tali appunti. Tuttavia, le eventuali modifiche agli appunti verranno salvate in una nuova copia di cui gli autori delle modifiche saranno proprietari. Le eventuali modifiche non vengono salvate negli appunti originari.
- Tutti gli utenti: se si condividono gli appunti con tutti gli utenti li si rende pubblici, di conseguenza, tutti gli utenti che hanno accesso al sito Web dell’organizzazione possono trovarli e utilizzarli, inoltre i proprietari dei gruppi possono aggiungerli al proprio gruppo.
- L’organizzazione: affinché gli appunti siano accessibili solo agli utenti del portale (utenti specificati), è possibile condividerli solo con gli utenti specificati nell’organizzazione.
- Gruppi: se si appartiene a un gruppo, è possibile condividere gli appunti con il proprio gruppo. La condivisione con gruppi specifici limita l'accesso a un gruppo di persone più piccolo e mirato. È l'opzione migliore per una condivisione sicura.
- Tutti e un gruppo: se si desidera condividere i propri appunti con un sottogruppo di utenti o organizzare i contenuti in una raccolta di elementi, ma anche concedere l'accesso a tutti, è possibile condividere i contenuti con un gruppo e con tutti. Questo metodo è consigliato per i gruppi che lavorano a un progetto comune, in cui tutti i collaboratori fanno riferimento a specifici contenuti condivisi che possono utilizzarlo e scambiare.
- Gruppi e l’organizzazione o tutti gli utenti: è possibile condividere gli appunti con un pubblico più vasto (tutti gli utenti o l’organizzazione) e quindi anche con un gruppo specifico. Questa opzione consente di classificare gli appunti come particolarmente rilevanti per un gruppo specifico, rendendoli comunque disponibile agli altri appartenenti all'organizzazione.
È possibile aggiornare le impostazioni di condivisione di un notebook dalla pagina Contenuto o dall'editor notebook stesso. Entrambe le opzioni determinano l'apertura della finestra di dialogo Condividi per l'elemento, consentendo di definire e salvare le impostazioni.
Preparare gli appunti per la condivisione
Prima di condividere degli appunti, verificare che gli appunti possano essere aperti e gestiti correttamente da altri utenti, tutelandone l'integrità, la sicurezza e l'accessibilità.
- Evitare di inserire negli appunti nomi utente, password, credenziali o altre informazioni personali. Condividendo appunti con questi contenuti, essi verranno divulgati agli altri. Se è necessario connettersi a un GIS con nome utente e password, si consiglia di includere solo il nome utente nel codice e di attendere che venga richiesta la password nella finestra di dialogo interattiva. Per ulteriori informazioni sulle opzioni per la connessione al GIS senza password, si veda Utilizzo di diversi schemi di autenticazione.
- Qualsiasi elemento aggiunto agli appunti deve essere condiviso anche con un membro affinché questi possa visualizzarlo e utilizzarlo negli appunti. Controllare le opzioni di condivisione per ciascun elemento degli appunti prima di condividerli.
- Si possono usare i file del workspace, nei propri appunti. Se però si desidera condividere gli appunti con altri nella propria organizzazione, si dovranno caricare i file su I miei contenuti e quindi inserire negli appunti gli elementi. Condividerli con i membri che visualizzeranno gli appunti.
- Se gli appunti utilizzano il runtime Avanzato, solo gli utenti con il privilegio Appunti avanzati saranno in grado di aprire ed eseguire gli appunti condivisi con loro. Consultare la sezione Specificare il runtime degli appunti, per informazioni su come modificare il runtime.
Condividere appunti dalla pagina Contenuto
Per condividere appunti da Contenuto, procedere come segue:
- Nella pagina Contenuti, nella scheda I miei contenuti, individuare l'elemento degli appunti da condividere e fare clic sul pulsante di condivisione corrispondente (per impostazione predefinita, è un'icona a forma di lucchetto).
- Nella pagina dell'elemento degli appunti, fare clic sul pulsante Condividi.
La finestra di dialogo mostra i livelli ai quali è possibile condividere l'elemento, compresi tutti i gruppi presenti nell’organizzazione.
- Scegliere il modo in cui condividere gli appunti.
- Fare clic su OK.
Condividere appunti dal workspace
È anche possibile accedere alla finestra di dialogo Condividi dal workspace degli appunti.
- Nella barra delle azioni, fare clic sul pulsante Condividi.
Appare il riquadro Condividi appunti, che mostra le attuali impostazioni di condivisione degli appunti.
- Fare clic sul pulsante Condividi, nel riquadro, per accedere alla finestra di dialogo.
- Definire le impostazioni opportune.
- Fare clic su OK.
Le nuove impostazioni di condivisione vengono visualizzate nel riquadro.
Lavorare su appunti condivisi
Quando un membro dell'organizzazione apre degli appunti condivisi da un altro membro, viene creata una copia di tali appunti che poi viene aperta. L'utente con cui gli appunti sono stati condivisi è il proprietario di questa nuova copia; essa viene eseguita nel suo contenitore e utilizza le sue risorse di elaborazione. Qualsiasi modifica agli appunti viene applicata solo alla nuova copia.
È possibile fare ricerche nel contenuto dell’organizzazione per trovare appunti condivisi o accedere agli elementi degli appunti dal gruppo con cui sono condivisi. Visualizzare un'anteprima degli appunti per vederne i contenuti e aprire gli appunti attraverso la pagina dei dettagli dei relativi elementi.
Aprire solo appunti condivisi da fonti affidabili. Il codice eseguito su appunti condivisi viene eseguito sotto la responsabilità dell'utente che apre gli appunti, utilizzando le credenziali di quest'ultimo. Si consiglia di esaminare singolarmente tutte le celle degli appunti condivisi prima di eseguirle e di non utilizzare l'opzione Esegui tutto quando si aprono per la prima volta degli appunti condivisi.
Gli appunti condivisi possono fare riferimento a dei file ai quali non si ha accesso (ad esempio, elementi che non sono stati condivisi o che si trovano nel workspace dell'autore). Se si manifestano questi errori, contattare l'autore.