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Gestire le collaborazioni come host

Come host della collaborazione, è possibile gestire i workspace, i partecipanti ospiti e i dettagli delle collaborazioni.

Gestire le collaborazioni come host

Gli host della collaborazione possono modificare le proprietà delle relative collaborazioni oppure eliminare interamente una collaborazione specifica. Le istruzioni per eseguire queste attività sono descritte di seguito. È inoltre possibile modificare la pianificazione della condivisione per un workspace di collaborazione. Per ulteriori informazioni, consultare Impostare una pianificazione della condivisione.

L'host della collaborazione può anche aggiungere altri workspace alle collaborazioni esistenti.

Modificare una collaborazione

Per modificare una collaborazione, modificare una delle seguenti proprietà:

  • Nome della collaborazione
  • Descrizione della collaborazione
  • Nome completo della persona di contatto per l'host della collaborazione
  • Indirizzo e-mail della persona di contatto

Per modificare una collaborazione, completare la procedura seguente:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Nella tabella individuare il nome della collaborazione che si desidera modificare, fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione e quindi scegliere Modifica collaborazione.
  4. Nella finestra di dialogo Modifica collaborazione immettere quanto segue:
    • Immettere un Nome per la collaborazione.
    • Immettere una Descrizione per la collaborazione.
    • Immettere il Nome completo della persona di contatto per l'host della collaborazione.
    • Immettere un Indirizzo e-mail della persona di contatto.
  5. Fare clic su Salva.

Modificare la persona di contatto dell'host

Per modificare la persona di contatto per la collaborazione, completare la procedura seguente:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Nella tabella fare clic sul nome della collaborazione che si desidera modificare, fare clic sul pulsante Modifica accanto alla voce Persona di contatto nel riepilogo della collaborazione.
  4. Modificare le opzioni Nome completo della persona di contatto e Indirizzo e-mail della persona di contatto e quindi fare clic su Salva.

Eliminare una collaborazione

Per eliminare una collaborazione, completare la procedura seguente:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Nella tabella individuare il nome della collaborazione che si desidera eliminare, fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione e quindi scegliere Elimina collaborazione.
  4. Nella finestra di dialogo Elimina collaborazione visualizzata selezionare Elimina collaborazione per eliminare la collaborazione.
Nota:

Gli elementi ricevuti dalla collaborazione non verranno eliminati. Prima di eliminare una collaborazione, occorre annullare la condivisione degli elementi precedentemente condivisi con il workspace di collaborazione.

Gli amministratori partecipanti ospiti riceveranno una notifica indicante che la collaborazione è stata eliminata.

Modificare un workspace di collaborazione

È possibile modificare il gruppo associato a un workspace di collaborazione utilizzando la procedura seguente, nonché modificare le opzioni Nome e Descrizione associate al workspace.

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic sul nome della collaborazione i cui workspace si desidera visualizzare.
  4. Nella tabella individuare il nome del workspace che si desidera modificare, fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione e quindi scegliere Modifica workspace.
  5. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica workspace è possibile facoltativamente modificare le opzioni Nome workspace e Descrizione workspace e fare clic su Avanti.
  6. Se lo si desidera, creare un nuovo gruppo o scegliere un gruppo esistente diverso da collegare al workspace e quindi fare clic su Avanti.
  7. L'amministratore dell'host della collaborazione avrà accesso all'opzione che consente di modificare il modo in cui partecipanti ospiti possono accedere al workspace di collaborazione. Se lo si desidera, scegliere la nuova modalità di accesso nel menu a discesa e quindi fare clic su Salva.
  8. È inoltre possibile modificare l'accesso del partecipante ospite facendo clic sul nome di un workspace nell'elenco dei workspace per la collaborazione. Verrà visualizzata la modalità di accesso del partecipante ospite e sarà possibile scegliere una nuova modalità nel menu a discesa.

Aggiungere un workspace per la collaborazione

È possibile aggiungere altri workspace a una collaborazione attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic sul nome della collaborazione a cui verrà aggiunto un workspace.
  4. Fare clic su Crea workspace.
  5. Fornire un nome e una descrizione per il workspace di collaborazione e quindi fare clic su Avanti.
  6. Scegliere il gruppo che verrà associato al workspace. Può essere un gruppo esistente oppure è possibile creare un nuovo gruppo per questo scopo. Un gruppo può essere associato solo a un workspace di collaborazione.
    • Se si crea un nuovo gruppo, si tratterà di un gruppo privato in cui tutti i membri possono contribuire con contenuti a livello di gruppo. Se necessario, è possibile modificare le impostazioni relative allo stato e al contributo dopo la creazione del gruppo. Per ulteriori informazioni su queste impostazioni, consultare Creare gruppi. Quando viene creato un nuovo gruppo per una collaborazione, per continuare è necessario specificare i tag per il gruppo.
    • Se si sceglie di collegare un gruppo esistente, nel menu a discesa verrà visualizzato l'elenco di tutti i gruppi disponibili nel portale, compresi i gruppi privati.
  7. Scegliere la modalità di accesso nel menu a discesa per ogni partecipante alla collaborazione e quindi fare clic su Salva.

Gli amministratori partecipanti ospiti riceveranno una notifica indicante che è stata aggiunta una nuova collaborazione.

Eliminare un workspace di collaborazione

È possibile eliminare un workspace per le loro collaborazioni attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic sul nome della collaborazione contenente il workspace che si desidera eliminare.
  4. Nella tabella individuare il nome del workspace di collaborazione che si desidera eliminare, fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione e quindi scegliere Elimina workspace.
  5. Nella finestra di dialogo Elimina workspace fare clic su Elimina workspace. Gli elementi ricevuti dal workspace di collaborazione non verranno eliminati. Prima di eliminare una collaborazione, occorre annullare la condivisione degli elementi precedentemente condivisi con il workspace di collaborazione.

Visualizzare i partecipanti di una collaborazione

È possibile visualizzare l'elenco di altri partecipanti attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic sul nome della collaborazione di cui si desidera visualizzare i partecipanti.

    Nella pagina Workspace verranno visualizzati l'elenco dei workspace inclusi nella collaborazione e il gruppo associato al workspace, la modalità di accesso e lo stato.

  4. Fare clic su Visualizza ospiti.

Nella pagina Ospiti della collaborazione gli amministratori dell'host della collaborazione possono scegliere Invita ospite per invitare nuovi portali ospiti alla collaborazione.

Accettare una risposta del partecipante ospite

È possibile accettare le risposte dei partecipanti ospiti alla collaborazione attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic su Visualizza ospiti.
  4. Fare clic sul nome della collaborazione i cui partecipanti si desidera visualizzare.
  5. Nella pagina Ospiti della collaborazione, se una risposta del portale ospite non è ancora stata importata nella collaborazione, il relativo stato verrà visualizzato come Invito in sospeso. Per accettare un partecipante ospite, nella tabella fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione associato all'ospite e quindi scegliere Accetta organizzazione ospite.
  6. Nella finestra di dialogo Accetta organizzazione ospite passare al file di risposta all'invito ricevuto dal partecipante ospite e quindi fare clic su Accetta organizzazione ospite.

Gli amministratori della collaborazione riceveranno una notifica indicante che si è unito un nuovo partecipante ospite.

Modificare le informazioni o la modalità di accesso di un partecipante ospite

È possibile modificare le informazioni di contatto e la modalità di accesso del partecipante ospite attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic su Visualizza ospiti.
  4. Fare clic sul nome della collaborazione la cui organizzazione ospite si desidera modificare.
  5. Nella pagina Ospiti della collaborazione, se lo stato di un portale ospite viene visualizzato come Attivo, sarà possibile modificare i relativi dettagli e la modalità di accesso. Per modificare un portale ospite, nella tabella fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione associato all'ospite e quindi scegliere Modifica organizzazione ospite.
  6. Nella finestra di dialogo Modifica organizzazione ospite, se lo si desidera, modificare le informazioni di contatto e/o scegliere una nuova modalità di accesso nel menu a discesa e quindi fare clic su Salva.

Se la relativa modalità di accesso è stata modificata, gli amministratori partecipanti ospiti riceveranno una notifica.

Inviare nuovamente un invito

Se un invito a collaborare è andato perso oppure è scaduto, è possibile inviare di nuovo un invito attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic su Visualizza ospiti.
  4. Fare clic sul nome della collaborazione il cui invito si desidera inviare di nuovo.
  5. Nella pagina Ospiti della collaborazione, se una risposta del partecipante ospite non è ancora stata importata nella collaborazione, il relativo Stato verrà visualizzato come Invito in sospeso. Per inviare di nuovo un invito per un ospite, nella tabella fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione associato all'ospite e quindi scegliere Invia nuovamente invito.
  6. Nella finestra di dialogo Invia nuovamente invito fare clic su Invia nuovamente invito.

Rimuovere un invito alla collaborazione

Se non si desidera più stabilire una relazione con un'organizzazione, è possibile rimuovere l'invito a collaborare attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic sul nome della collaborazione il cui invito si desidera rimuovere.
  4. Fare clic su Visualizza ospiti.
  5. Nella pagina Ospiti della collaborazione, se una risposta del partecipante ospite non è ancora stata importata nella collaborazione, il relativo Stato verrà visualizzato come Invito in sospeso. Per rimuovere un invito per un partecipante ospite, nella tabella fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione associato all'ospite e quindi scegliere Rimuovi invito.
  6. Nella finestra di dialogo Rimuovi invito fare clic su Rimuovi invito.

Qualsiasi file di invito esistente per il partecipante ospite verrà invalidato. Se un partecipante ospite accetta l'invito e invia un file di risposta, quest'ultimo verrà invalidato.

Rimuovere un partecipante ospite da una collaborazione

Una volta che un host di collaborazione ha accettato un'organizzazione ospite in una collaborazione, è possibile rimuovere il partecipante ospite da una collaborazione attenendosi alla seguente procedura:

  1. Effettuare l'accesso all'organizzazione dell'host come amministratore.
  2. Passare a La mia organizzazione > Modifica impostazioni > Collaborazioni.
  3. Fare clic sul nome della collaborazione di cui si desidera rimuovere il portale ospite.
  4. Fare clic su Visualizza ospiti.
  5. Nella pagina Ospiti della collaborazione, se lo Stato di un partecipante ospite viene visualizzato come Attivo, sarà possibile rimuoverlo dalla collaborazione. Per rimuovere un partecipante ospite, nella tabella fare clic sulla freccia a discesa accanto al pulsante Azione associato all'ospite e quindi scegliere Rimuovi organizzazione ospite.
  6. Nella finestra di dialogo Rimuovi organizzazione ospite fare clic su Rimuovi organizzazione ospite.

Nota:
Gli elementi ricevuti dal workspace di collaborazione non verranno eliminati.

Gli amministratori dei partecipanti alla collaborazione riceveranno una notifica indicante che il partecipante ospite è stato rimosso dalla collaborazione.