A volte il contenuto del portale non funziona nel modo previsto nell'applicazione ArcGIS Desktop. In genere ciò dipende dal fatto che il proprietario del contenuto ha condiviso una mappa o un layer senza condividerne i dati sottostanti con tutti gli utenti che accedono alla mappa o al livello. Questo inconveniente si verifica spesso con i file layer (.lyr, .lyrx) e i documenti mappa (.mxd, .mapx). Per rendere questi tipi di file utilizzabili come elementi pubblici nel Portale, anche i dati associati ai file devono essere resi pubblici a tutti gli utenti che accedono al Portale. Ad esempio, un file layer deve fare riferimento a un map service condiviso come pubblico nel Portale o a un servizio OGC WMS disponibile su Intranet.
Se si apre un file layer o un documento mappa nell'applicazione ArcGIS Desktope mancano alcuni layer, probabilmente non si dispone dell'accesso a tutte le origini di dati sottostanti. Potrebbe essere necessario aggiungere un commento all'elemento per segnalare i dati mancanti. Questa informazione serve ad indicare ad altri utenti l'utilità dell'elemento. Per risolvere il problema, è possibile cercarele informazioni geografiche equivalenti come pacchetto layer, map service o mappa.
Un buon metodo per condividere cartografia e dati è rappresentato dai file di package, ad esempio i layer package, perché contengono sia informazioni sulla definizione della mappa o dello strumento, sia i dati.
I servizi di ArcGIS Server rappresentano un altro modo per condividere il contenuto, purché siano disponibili su un server accessibile pubblicamente. Un ulteriore vantaggio offerto dai servizi è costituito dal fatto che possono essere utilizzati come layer Web per le mappe.