アイテムの共有
このトピックの内容
- グループとのアイテムの共有
- すべてのユーザーとのアイテムの共有
- ポータルでのアイテムの共有
- すべてのユーザーおよびグループとのアイテムの共有
- ポータルおよびグループでのアイテムの共有
- 所有していないパブリック アイテムの共有
デフォルトでは、ポータルに追加したコンテンツには追加したユーザーだけがアクセスできます。 ユーザーのマップ、アプリ、およびデータを他のユーザーが使用することはできません。たとえば、これらのコンテンツは検索結果に表示されず、どのグループにも属しません。 共有権限によっては、アイテムを他のユーザーと共有できます。 アイテムの共有には、複数のオプションがあります。
- [すべてのユーザー] - すべてのユーザーと共有すると、アイテムはパブリックになります。ポータル Web サイトにアクセスできるユーザーは誰でも、そのアイテムを見つけて使用することができ、グループの所有者はそのアイテムをグループ コンテンツに含めることができます。
- [ポータル] - ポータルのメンバーだけがアイテムにアクセスできるようにするには、アイテムをポータルだけで共有します。
- [グループ] - グループのメンバーである場合、アイテムをグループで共有できます。特定のグループと共有すると、対象を絞った少数のユーザーにアクセスを制限できます。
- グループとポータルまたはすべてのユーザー - アイテムを多くのユーザー (すべてのユーザーまたはポータル) と共有すると同時に、特定グループとも共有できます。 この設定により、特定のグループと特別に関連するアイテムとして分類しながら、組織サイト内の他のユーザーはアイテムを引き続き利用できるようになります。
また、所有していないパブリック アイテムを、リンクや電子メールを介して共有することもできます。ユーザーがグループの所有者である場合は、パブリック アイテムを自分のグループと共有できます。 次のセクションでは、アイテムの共有方法について説明します。
グループとのアイテムの共有
所属している 1 つまたは複数のグループのみとアイテムを共有することでアイテムをセミプライベートの状態にしておくことができます。
- サイン インしていることと、コンテンツをグループと共有する権限を持っていることを確認します。
- [マイ コンテンツ] を開きます。
- 共有するアイテムのタイトルの横にあるチェックボックスをオンにします。
複数のタイトルをオンにして複数のアイテムを同時に共有することも、[タイトル] の横のチェックボックスをオンにしてフォルダー内のすべてのアイテムを同時に共有することもできます。
- [共有] をクリックし、表示されるポップアップで、アイテムを共有する 1 つまたは複数のグループの横にあるチェックボックスをオンにします。
すべてのユーザーとのアイテムの共有
すべてのユーザーとアイテムを共有すると、そのアイテムはポータル Web サイトにアクセスできる誰もが利用できるようになります。 また、任意のグループの所有者は、パブリック アイテムをそのグループに追加することができます。マップをリンクするか、Web サイトに埋め込む場合は、そのマップがすべてのユーザーと共有されていることを確認します。
- サイン インしていることと、コンテンツをパブリックと共有する権限を持っていることを確認します。
- [マイ コンテンツ] を開きます。
- 共有するアイテムのタイトルの横にあるチェックボックスをオンにします。
複数のタイトルをオンにして複数のアイテムを同時に共有することも、[タイトル] の横のチェックボックスをオンにしてフォルダー内のすべてのアイテムを同時に共有することもできます。
- [共有] をクリックし、表示されるポップアップで [すべての人に公開 (パブリック)] のチェックボックスをオンにします。
ポータルでのアイテムの共有
ポータルの組織サイトのメンバーは誰でもアイテムにアクセスできる一方で、ポータルのメンバーでないユーザーはアイテムにアクセスできないようにするには、アイテムをポータルで共有します。
- サイン インしていることと、コンテンツをポータルと共有する権限を持っていることを確認します。
- [マイ コンテンツ] を開きます。
- 共有するアイテムのタイトルの横にあるチェックボックスをオンにします。
複数のタイトルをオンにして複数のアイテムを同時に共有することも、[タイトル] の横のチェックボックスをオンにしてフォルダー内のすべてのアイテムを同時に共有することもできます。
- [共有] ボタンをクリックします。
- [共有] ウィンドウが表示されます。ポータルの名前の横にあるボックスをオンにして、[OK] をクリックします。
すべてのユーザーおよびグループとのアイテムの共有
すべてのユーザーがアイテムにアクセスできるようにし、それと同時にグループ設定に含まれるコンテンツをハイライト表示したい場合は、すべてのユーザーおよびグループとアイテムを共有することを検討します。この方法は、特に、共同作業や交換に利用できる特定のコンテンツのリストをすべてのメンバーが表示できるというメリットがあるグループ作業に注目を集めたい場合に適しています。たとえば、消防局で火災マップを作成する場合、一般ユーザーにはマップを検索して表示できるようにし、消防局のグループ内のメンバーには独自の現地版マップを作成するために、そのマップをテンプレートとして使用できるようにします。
ポータルおよびグループでのアイテムの共有
組織のメンバーだけがアイテムにアクセスできるようにし、また、特定のグループのコンテンツをハイライト表示する場合は、アイテムをポータルおよびグループで共有します。たとえば、保険会社のリスク管理アナリストの場合、作成したアイテムを組織サイトのすべてのメンバーと共有する必要がありますが、メンバー以外のユーザーはアクセスできないようにする必要があります。 また、他のリスク管理アナリストから構成されるグループとアイテムを共有して、そのメンバーがアイテムを簡単に検索できるようにすると便利です。
所有していないパブリック アイテムの共有
Web サイトで見つけた他のユーザーのパブリック アイテムを共有することができます。 たとえば、パブリック マップは、ソーシャル ネットワーキング サイトにポストしたり、リンクを電子メールで送信したり、Web サイトやブログに埋め込んだりして共有することができます。グループを所有している場合は、パブリックなベースマップやアプリ、および他のアイテムを自分のグループと共有できます。