コラボレーション参加者間でコンテンツを共有するには、コラボレーションとコラボレーション ワークスペースを作成し、ワークスペースにグループを関連付けて、参加者をコラボレーションに招待する必要があります。コラボレーションが作成された組織がホストになり、参加するその他のポータルがゲストになります。これらの手順を踏まえて、参加者間の信頼を確立してコラボレーションを作成し、コラボレーション全体でコンテンツの共有を開始することができます。
コラボレーションのホストおよびゲスト
1 つのコラボレーションは通常、1 つのホストと複数のゲストで構成されます。コラボレーションは、ホスト組織の管理者から 1 つまたは複数の参加組織の管理者に招待が送信された時点で開始されます。次に、それぞれの参加組織の管理者が招待を受理し、ホストの管理者に承認メッセージを送信します。ホストの管理者は承認メッセージを受理し、信頼関係を確立します。
ホスト
ホストとは、コラボレーションを作成した組織を指します。ホストが決定したら、ホスト組織の管理者は次の操作を実行して、コラボレーションを作成し、ゲスト参加者の間でコンテンツを共有する必要があります。
- コラボレーションとコラボレーション ワークスペースを作成する。
- ワークスペースにグループを関連付ける。
- ゲストをコラボレーションに招待する。
ゲスト
ゲストとは、ホストに招待された参加組織を指します。ゲストが決定したら、ゲスト組織の管理者は次の操作を実行して、コラボレーションに加入し、参加者間でコンテンツを共有します。
- コラボレーションへの招待を受理
- ワークスペースにグループを加入させる。
- コラボレーション ワークスペースの同期設定を構成する。
コラボレーションおよびワークスペース
各コラボレーションには、1 つ以上のコラボレーション ワークスペースが含まれます。
ワークスペースとは、プロジェクト、イニシアチブ、または組織化の原則を表すコラボレーション内の概念上の空間です。コラボレーションでデータを共有するには、各参加者がグループをワークスペースにリンクして、それぞれのグループでコンテンツを共有します。管理者がフィーチャ レイヤーの共有方法 (参照により、またはコピーとして)、コピーとして共有されるフィーチャ レイヤーの同期スケジュール、ゲストのアクセス レベル (送信、受信、または送受信) を決定するのは、ワークスペース レベルです。ワークスペースを使用すると、複数の異なるプロジェクトやイニシアチブに広がる大規模なコラボレーションを組織化できます。
ホストとゲストには、ワークスペースの名前と説明だけが表示されます。ワークスペースに加入している個々のグループの詳細は、コラボレーション参加者に公開されません。コラボレーション ワークスペースは、物理的なデータ コンテナーではなく、論理的な構成概念であるため、コラボレーション参加者にグループの詳細が表示されず、どのコンテンツも保持されません。コラボレーション ワークスペースの作成、編集、および削除は、ホスト ポータルの管理者が行います。
コラボレーション ワークスペースの概念およびコラボレーション ワークスペースと参加者、グループ、ワークスペース アクセス モードとの関係を次に示します。
上記の図を理解する上での重要な点を次に示します。
- 外側の円は、コラボレーション全体と信頼できる一連の参加者を表します。
- 内側の陰影付きの円は、コラボレーション ワークスペースを表します。
- それぞれの四角形はコラボレーション参加者を表し、ホストはその通りに表記され、各ゲストには目的に応じた番号が付けられています。
- それぞれの三角形は、コラボレーション参加者に属しているグループを表し、コラボレーション ワークスペースにリンクされています。
- コラボレーション ホストはワークスペースへのアクセス権を [送受信] としてそれ自体と参加者 2 に定義しています。
- コラボレーション ホストはワークスペースへのアクセス権を [受信] として参加者 1 に定義しています。
- コラボレーション ホストはワークスペースへのアクセス権を [送信] として参加者 3 に定義しています。
複数のワークスペースを使用するコラボレーション
「分散コラボレーションについて」の最初のシナリオを検討します。ここでは、企画部門と地域開発部門が既存のコラボレーションに参加しています。最近、どちらの部門も範囲を広げ、それぞれが新規の多目的利用開発に対応する 3 つの別個のプロジェクトにともに取り組んでいます。これらのチームでは、開発プロジェクトごとに編成されたデータとコンテンツを保持する必要があるので、それぞれが各プロジェクトに対応する 3 つの別個のワークスペースを利用してきました。
ホストである地域開発部門も、ワークスペースを使用して企画部門のアクセス モードを定義する必要があります。地域開発部門は 2 つの新規プロジェクトについてはデータ送信しかできませんが、既存のプロジェクトについては送受信できるようになります。また、特定のプロジェクトについてフィーチャ レイヤーをコピーとして共有しながら、その他の多目的利用開発のプロジェクト データを参照により共有することも可能になりました。
ワークスペースとグループ
コラボレーション内の各参加者では、組織からワークスペースにグループがリンクされます。すべての共有コンテンツは、それぞれの参加者がワークスペースに加入させたグループ内に直接表示されます。これらのグループ内のコンテンツは、コラボレーション ワークスペースごとにゲストが設定したスケジュールに従って共有されます。ワークスペースから脱退した場合やワークスペースを削除した場合でも、そのグループは削除されません。コラボレーションに送信されたコンテンツはすべて、ワークスペースからの脱退またはワークスペースの削除を行う前に共有解除しておく必要があります。
ワークスペースのアクセス モード
コラボレーション参加者は、共有する特定のアイテムをグループ内に配置することで定義します。ゲストは、グループをコラボレーション ワークスペースに関連付けてコラボレーションに参加します。コラボレーション ホストは、各ワークスペースで次のいずれかのアクセス モードを設定して、それぞれのゲストがコンテンツを送受信する方法を定義します。
送信のみ
ホストがゲストのアクセス モードとして [送信] を選択した場合、ゲストはホストにコンテンツを送信できますが、ホストからコンテンツを受信できません。
受信のみ
ホストがゲストのアクセス モードとして [受信] を選択した場合、ゲストはホストからコンテンツを受信できますが、ホストにコンテンツを送信できません。
送受信
ホストがゲストのアクセス モードとして [送受信] を選択した場合、ゲストはホストにコンテンツを送信することも、ホストからコンテンツを受信することもできます。コラボレーション ワークスペースを同期するごとに、元のポータルでの状態に合わせてコンテンツが更新されます。ホストとゲスト間で 1 つのデータセットの編集を交互に処理するために、[送受信] アクセス モードを使用することはできません。
ワークスペースとアクセス モードの定義
コラボレーション ホストは、参加グループごとにコンテンツの更新方法を設定する必要があります。それぞれのコラボレーション ゲストは、アイテムの変更をリアルタイムで同期するか、スケジュール設定された間隔で同期するようにグループを設定できます。詳細については、「同期設定の構成」をご参照ください。
ホストは、「コラボレーションをホストとして管理」の手順に従ってワークスペースを追加作成できます。ホストで新規に作成されたワークスペースは、次回の定時コラボレーション同期の一部としてゲストで利用できるようになります。ゲストで利用できるようになった時点で、ゲスト組織の管理者は、元のワークスペースの場合と同様に、新しいワークスペースに加入することができます。詳細については、「コラボレーションをゲストとして管理」をご参照ください。