コラボレーションをホストとして管理

コラボレーション ホストとして、ワークスペース、ゲスト参加者、およびコラボレーションの詳細を管理できます。コラボレーション ホストは、コラボレーションのプロパティを編集したり、コラボレーションを完全に削除したりすることができます。ホストは、既存のコラボレーションにワークスペースをさらに追加することもできます。これらの作業の手順を以下に示します。コラボレーション ワークスペースの共有スケジュールを変更することもできます。詳細については、「同期設定の構成」をご参照ください。

コラボレーションの編集

コラボレーションを編集して、次の任意のプロパティを変更します。

• コラボレーションの [名前]
• コラボレーションの [説明]
• コラボレーション ホストの [問い合わせ先担当者のフル ネーム]
• [問い合わせ先担当者の電子メール アドレス]
• ワークスペースまたはコラボレーションを削除するときの、コラボレーションしているコンテンツの削除ポリシー

コラボレーションを編集するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. テーブルで編集するコラボレーションの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[コラボレーションの編集] を選択します。
4. [コラボレーションの編集] ダイアログ ボックスで、次の手順を実行します。
   • コラボレーションの [名前] を入力します。
   • コラボレーションの [説明] を入力します。
   • コラボレーション ホストの [問い合わせ先担当者のフル ネーム] を入力します。
   • [問い合わせ先担当者の電子メール アドレス] を入力します。
5. [次へ] をクリックします。
6. [送信] パラメーターを使用して、コラボレーションまたはコラボレーションのいずれかのワークスペースの削除時に、組織から送信されたコラボレーション アイテムに対して実行されるアクションを指定します。次の 2 つのオプションがあります。
   • ワークスペースまたはコラボレーションの削除時にすべての参加者から削除される。
   • すべての参加者で維持される。このオプションを選択した場合、ワークスペースまたはコラボレーションの削除時に、コラボレーションしているアイテムを維持するかどうかは、参加者が決定します。これがデフォルトの構成です。
7. [受信] パラメーターを使用して、コラボレーションまたはコラボレーションのいずれかのワークスペースの削除時に、組織で受信されたコラボレーション アイテムに対して実行されるアクションを指定します。次の 2 つのオプションがあります。
   • ワークスペースまたはコラボレーションの削除時にすべての参加者から削除される。
   • すべての参加者で維持される。このオプションを選択した場合は、送信側の参加者が許可する限り、コラボレーションしているアイテムを維持できます。これがデフォルトの構成です。

注意:

コンテンツ削除ポリシーは、コラボレーション レベルで構成され、関連するすべてのコラボレーション ワークスペースに適用されます。

8. [保存] をクリックします。

ホストの問い合わせ先担当者の編集

コラボレーションの問い合わせ先担当者を編集するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. テーブルで編集するコラボレーションの名前をクリックし、コラボレーション サマリーの [問い合わせ先担当者] の横にある [編集] ボタンをクリックします。
4. [問い合わせ先担当者のフル ネーム] および [問い合わせ先担当者の電子メール アドレス] を編集し、[保存] をクリックします。

コラボレーションの削除

コラボレーションを削除するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. テーブルで削除するコラボレーションの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[コラボレーションの削除] を選択します。
4. [コラボレーションの削除] ダイアログ ボックスが表示されたら、[コラボレーションの削除] を選択して、該当するコラボレーションを削除します。

注意:

[コラボレーションの削除] ダイアログ ボックスに、コンテンツ削除ポリシーのサマリーが表示され、送受信されたコンテンツがどのようにしてコラボレーションで維持されるかが示されます。このポリシーを変更するには、[キャンセル] をクリックして、[コラボレーションの編集] アクションを使用します。

ゲスト参加者の管理者は、コラボレーションが削除されたという通知を受け取ります。

コラボレーション ワークスペースの編集

次の手順に従って、コラボレーション ワークスペースに関連付けられているグループを編集できます。ワークスペースの [名前] および [説明] も編集できます。

1. 管理者として組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. ワークスペースを表示するコラボレーションの名前をクリックします。
4. テーブルで編集するワークスペースの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[ワークスペースの編集] を選択します。
5. [ワークスペースの編集] ダイアログ ボックスが表示されたら、[ワークスペース名] オプションと [ワークスペースの説明] オプションを編集できます。[次へ] をクリックします。
6. 必要に応じて、新しいグループを作成するか、ワークスペースにリンクする別の既存グループを選択して、[次へ] をクリックします。
7. コラボレーション ホストの管理者には、ゲスト参加者に付与するコラボレーション ワークスペースへのアクセス権を変更するオプションが表示されます。必要に応じて、ドロップダウン メニューから新しいアクセス モードを選択して [保存] をクリックします。
コラボレーションのワークスペース リスト内のワークスペースの名前をクリックして、ゲスト参加者のアクセス権を編集することもできます。ゲスト参加者のアクセス モードが表示され、ドロップダウン メニューから新しいモードを選択できます。

コラボレーション ワークスペースの追加

コラボレーションにワークスペースをさらに追加するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. ワークスペースを追加するコラボレーションの名前をクリックします。
4. [ワークスペースの作成] をクリックします。
5. コラボレーション ワークスペースの名前と説明を入力して、[次へ] をクリックします。
6. ワークスペースに関連付けるグループを選択します。既存のグループを関連付けても、新しくグループを作成してもかまいません。1 つのグループは 1 つのコラボレーション ワークスペースにのみ関連付けることができます。
   • 新しいグループを作成すると、そのグループは、すべてのグループ メンバーがグループにコンテンツを提供できるプライベート グループになります。グループの作成後、必要に応じて、ステータスやコンテンツ提供の設定を変更できます。これらの設定の詳細については、「グループの作成」をご参照ください。コラボレーションに新しいグループを作成する場合は、グループにタグを指定してから次の手順に進む必要があります。
   • 既存のグループへのリンク付けを選択した場合は、ドロップダウン メニューに、ポータル内のすべてのグループ (プライベート グループを含む) のリストが表示されます。
7. 各コラボレーション参加者のドロップダウン メニューからアクセス モードを選択して、[保存] をクリックします。

ゲスト参加者の管理者は、新しいコラボレーション ワークスペースが追加されたという通知を受け取ります。

コラボレーション ワークスペースの削除

コラボレーション ワークスペースを削除するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 削除するワークスペースを持つコラボレーションの名前をクリックします。
4. テーブルで削除するコラボレーション ワークスペースの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[ワークスペースの削除] を選択します。
5. [ワークスペースの削除] ダイアログ ボックスで、[ワークスペースの削除] をクリックします。

注意:

[ワークスペースの削除] ダイアログ ボックスに、コンテンツ削除ポリシーのサマリーが表示され、送受信されたコンテンツがどのようにしてコラボレーションで維持されるかが示されます。このポリシーを変更するには、[キャンセル] をクリックして、[コラボレーションの編集] アクションを使用します。

コラボレーション参加者の表示

他の参加者のリストを表示するには、次の手順に従います。

1. 管理者として組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 表示する参加者を含むコラボレーションの名前をクリックします。

   [ワークスペース] ページに、コラボレーション内のワークスペースとワークスペースに関連付けられているグループのリスト、アクセス モードおよびステータスが表示されます。

4. [ゲストの表示] をクリックします。

コラボレーションの [ゲスト] ページで、コラボレーション ホストの管理者は [ゲストの招待] を選択して、コラボレーションに新しいゲスト ポータルを招待できます。

ゲスト参加者の応答の承認

コラボレーションの招待に対するゲスト参加者の応答を承認するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. [ゲストの表示] をクリックします。
4. 表示する参加者を含むコラボレーションの名前をクリックします。
5. コラボレーションの [ゲスト] ページで、ゲスト ポータルの応答がコラボレーションにまだインポートされていない場合、その [ステータス] は [保留中の招待] と表示されます。ゲスト参加者を承認するには、テーブル内の該当するゲストの項目の [アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックして、[ゲスト組織の承認] を選択します。
6. [ゲスト組織の承認] ダイアログ ボックスで、ゲスト参加者から受信した招待応答ファイルを参照して、[ゲスト組織の承認] をクリックします。

コラボレーションの管理者は、新しいゲスト参加者が加入したという通知を受け取ります。

ゲスト参加者の情報またはアクセス モードの編集

ゲスト参加者の問い合わせ先情報およびアクセス モードを変更するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. [ゲストの表示] をクリックします。
4. 編集するゲスト組織を含むコラボレーションの名前をクリックします。
5. コラボレーションの [ゲスト] ページで、ゲスト ポータルの [ステータス] が [アクティブ] と表示されている場合、その詳細とアクセス モードを編集できます。ゲスト ポータルを編集するには、テーブル内のゲストの項目の [アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックして、[ゲスト組織の編集] を選択します。
6. [ゲスト組織の編集] ダイアログ ボックスで、必要に応じて、問い合わせ先情報の編集およびドロップダウン メニューからの新しいアクセス モードの選択を行って、[保存] をクリックします。

ゲスト参加者の管理者は、アクセス モードが変更された場合に通知を受け取ります。

招待の再発行

コラボレーションへの招待が失われた場合や期限切れになった場合、招待を再発行するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. [ゲストの表示] をクリックします。
4. 再発行する招待を持つコラボレーションの名前をクリックします。
5. コラボレーションの [ゲスト] ページで、ゲスト参加者の応答がコラボレーションにまだインポートされていない場合、その [ステータス] は [保留中の招待] と表示されます。ゲストに対する招待を再発行するには、テーブル内の該当するゲストの項目の [アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックして、[招待の再発行] を選択します。
6. [招待の再発行] ダイアログ ボックスで、[招待の再発行] をクリックします。

コラボレーションへの招待の削除

組織との信頼を構築する必要がなくなった場合に、コラボレーションへの招待を削除するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 削除する招待を持つコラボレーションの名前をクリックします。
4. [ゲストの表示] をクリックします。
5. コラボレーションの [ゲスト] ページで、ゲスト参加者の応答がコラボレーションにまだインポートされていない場合、その [ステータス] は [保留中の招待] と表示されます。ゲスト参加者に対する招待を削除するには、テーブル内の該当するゲストの項目の [アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックして、[招待の削除] を選択します。
6. [招待の削除] ダイアログ ボックスで、[招待の削除] をクリックします。

ゲスト参加者に対する既存の招待ファイルが無効化されます。ゲスト参加者が招待を受理し、応答ファイルを送信しても、応答ファイルは無効になります。

コラボレーションからゲスト参加者を削除

コラボレーション ホストがコラボレーションへのゲスト組織を承認している場合に、コラボレーションからゲスト参加者を削除するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 削除するゲスト ポータルを持つコラボレーションの名前をクリックします。
4. [ゲストの表示] をクリックします。
5. コラボレーションの [ゲスト] ページで、ゲスト参加者の [ステータス] が [アクティブ] と表示されている場合は、コラボレーションからゲスト参加者を削除できます。ゲスト参加者を削除するには、テーブル内の該当するゲストの項目の [アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックして、[ゲスト組織の削除] を選択します。
6. [ゲスト組織の削除] ダイアログ ボックスで、[ゲスト組織の削除] をクリックします。

注意:

[ゲスト組織の削除] ダイアログ ボックスに、コンテンツ削除ポリシーのサマリーが表示され、送受信されたコンテンツがどのようにしてコラボレーションで維持されるかが示されます。このポリシーを変更するには、[キャンセル] をクリックして、[コラボレーションの編集] アクションを使用します。

コラボレーション参加者の管理者は、ゲスト参加者がコラボレーションから削除されたという通知を受け取ります。

同期ステータスの表示

各コラボレーション参加者の同期ステータスを表示するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてホスト組織にサイン インします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 表示するコラボレーションの名前をクリックします。
4. 同期ステータスを表示するコラボレーション ワークスペースの名前をクリックします。
5. コラボレーション ワークスペースのサマリー ページに、各ゲスト組織の同期ステータスがアイコンで示されます。アイコンにマウス ポインターを合わせると、最新の同期ステータスが表示されます。予想される同期状態を次に示します。
   • [完了] - すべてのアイテムで同期が正常に完了しました。
   • [失敗を伴う完了] - 同期は完了しましたが、一部のアイテムの共有が失敗しました。
   • [失敗] - 同期が失敗し、アイテムが共有されませんでした。[失敗] をクリックすると、詳細情報が表示されます。
6. ゲスト組織の同期の詳細を表示するには、同期ボタンをクリックします。ポップアップが表示され、スケジュールされた同期と即時の同期の両方の詳細情報が表示されます。

   [スケジュールされた同期:]

   • [前回の同期] - 前回スケジュールされた同期の日時。
   • [ステータス] - 前回スケジュールされた同期の状態。予想される同期状態を次に示します。
     • [完了] - すべてのアイテムで同期が正常に完了しました。
     • [失敗を伴う完了] - 同期は完了しましたが、一部のアイテムの共有が失敗しました。
     • [失敗] - 同期が失敗し、アイテムが共有されませんでした。[失敗] をクリックすると、追加の詳細が表示されます。

   [即時の同期:]

   • [前回の同期] - 前回の即時の同期の日時が表示されます。
   • [ステータス] - 前回の即時の同期の状態が表示されます。予想される同期状態を次に示します。
     • [完了] - すべてのアイテムで同期が正常に完了し、オフになったことを示します。
     • [失敗を伴う完了] - 同期は完了したが、一部のアイテムの共有が失敗した場合に表示されます。
     • [失敗] - 同期が失敗し、アイテムが共有されなかった場合に表示されます。[失敗] リンクをクリックすると、追加の詳細が表示されます。