Gerenciar colaborações como host

Como o host da colaboração, você pode gerenciar as áreas de trabalho, participantes de convidado e detalhes de suas colaborações.

Gerenciar colaborações como um host

O host de colaboração pode editar as propriedades de suas colaborações ou exclua uma colaboração completamente. As instruções destas tarefas estão abaixo. Você também pode alterar o horário de compartilhamento para uma área de trabalho de colaboração. Para mais informações, consulte Configurar um horário de compartilhamento.

O host de colaboração também pode adicionar áreas de trabalho adicionais para colaborações existentes.

Editar uma colaboração

Edite sua colaboração para alterar qualquer uma das propriedades seguintes:

• Nome da Colaboração
• Descrição da colaboração
• Nome completo da pessoa de contato do host da colaboração
• Endereço de e-mail da pessoa de contato

Para editar uma colaboração, complete as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização do host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Localize o nome da colaboração que deseja editar na tabela, clique na seta suspensa do botão Ação e escolha Editar Colaboração.
4. No diálogo Editar Colaboração, insira o seguinte:
   • Insira um Nome da colaboração.
   • Insira uma Descrição da colaboração.
   • Insira Nome completo da pessoa de contato do host da colaboração
   • Insira um Endereço de e-mail da pessoa de contato.
5. Clique em Salvar.

Editar pessoa de contato do host

Para editar a pessoa de contato da sua colaboração, complete as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização do host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração que deseja editar na tabela e clique no botão Editar próximo da Pessoa de Contato no resumo da colaboração.
4. Edite as opções Nome completo da pessoa de contato e Endereço de e-mail da pessoa de contato e clique em Salvar.

Excluir uma colaboração

Você pode excluir uma colaboração completando as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização do host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Localize o nome da colaboração que deseja excluir na tabela, clique na seta suspensa do botão Ação e escolha Editar Colaboração.
4. Após o diálogo Excluir Colaboração aparecer, selecione Excluir Colaboração para excluir a colaboração.

Anotação:

Os itens recebidos a partir da colaboração não serão excluídos. Antes de excluir uma colaboração, você deve descompartilhar quaisquer itens que foram compartilhados previamente para a área de trabalho de colaboração.

Os administradores de participante de convidados receberão uma notificação que a colaboração foi excluída.

Editar uma área de trabalho de colaboração

Você pode editar o grupo associado com uma área de trabalho de colaboração utilizando as etapas abaixo, como também editar as opções Nome e Descrição da área de trabalho.

1. Efetue o login da sua organização como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração cujos áreas de trabalho você deseja visualizar.
4. Localize o nome da área de trabalho que deseja editar na tabela, clique na seta suspensa do botão Ação e escolha Editar Área de Trabalho.
5. Após o diálogo Editar Área de Trabalho aparecer, você pode opcionalmente editar as opções Nome da Área de Trabalho e Descrição da Área de Trabalho e clique em Avançar.
6. Opcionalmente crie um novo grupo ou escolha um grupo existente diferente para vincular à área de trabalho e clique em Avançar.
7. Se você for o administrador host da colaboração, você irá visualizar a opção para alterar como os participantes de convidados podem acessar a área de trabalho de colaboração. Opcionalmente escolha o novo modo de acesso a partir do menu suspenso e clique em Salvar.
Você também pode editar o acesso de participante de convidado clicando no nome de uma área de trabalho na lista de áreas de trabalho da colaboração. Você irá visualizar o modo de acesso do participante de convidado e poder optar por um novo no menu suspenso.

Adicionar uma área de trabalho de colaboração

Você pode adicionar áreas de trabalho adicionais para uma colaboração completando as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização do host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração onde você adicionará uma área de trabalho.
4. Clique em Criar Área de Trabalho.
5. Provide a name and description for the collaboration workspace, and click Next.
6. Escolha o grupo que será associado com a área de trabalho. Isto pode ser um grupo existente ou você pode criar um novo grupo para este propósito. Um grupo pode somente ser associado a um área de trabalho de colaboração.
   • Se você criar um novo grupo, ele será um grupo privado onde todos os membros do grupo poderão contribuir com conteúdo no grupo. Você pode alterar o status e configurações de contribuição após o grupo ter sido criado se necessário. Consulte Criar Grupos para mais informações sobre estas configurações. Quando você criar um novo grupo para uma colaboração, você deve especificar tags para o grupo prosseguir.
   • Se você optar por vincular um grupo existente, o menu suspenso mostrará uma lista de todos os grupos do portal, incluindo grupos privados.
7. Escolha o modo de acesso a partir do menu suspenso para cada participante da colaboração e clique em Salvar.

Os administradores do participante de convidados irão receber uma notificação que uma nova área de trabalho de colaboração foi adicionada.

Excluir uma área de trabalho de colaboração

Você pode excluir uma área de trabalho de colaboração das suas colaborações completando as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização do host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração que contém a área de trabalho que deseja excluir.
4. Localize o nome da colaboração que deseja excluir na tabela, clique na seta suspensa do botão Ação e escolha Excluir Área de Trabalho.
5. Na caixa de diálogo Excluir Área de Trabalho, clique em Excluir Área de Trabalho. Note que os itens recebidos a partir da área de trabalho da colaboração não serão excluídos. Antes de excluir uma colaboração, você deve descompartilhar quaisquer itens que foram compartilhados previamente para a área de trabalho de colaboração.

Visualizar participantes da colaboração

Você pode visualizar a lista de outros participantes completando as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração cujos participantes você deseja visualizar.

   Na página Áreas de Trabalho, você irá visualizar uma lista de áreas de trabalho na colaboração e seu grupo associado com a área de trabalho, modo de acesso e status.

4. Clique em Visualizar Convidados.

Na página de colaboração Convidados, os administradores de host da colaboração podem optar por Solicitar Convidado para convidar novos portais de convidados para a colaboração.

Aceitar uma resposta do participante convidado

Você pode aceitar respostas de participantes convidados para convites de colaboração completando as etapas seguintes:

1. Efetue o login da organização do host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique em Visualizar Convidados.
4. Clique no nome da colaboração cujos participantes você deseja visualizar.
5. Na página de colaboração Convidados, se uma resposta do portal de convidado ainda não foi importado na colaboração, seu Status será listado como Convite Pendente. Para aceitar um participante convidado, clique na seta suspensa do botão Ação da entrada do convidado na tabela e escolha Aceitar Organização de Convidado.
6. Na caixa de diálogo Aceitar Organização de Convidado, procure o arquivo de resposta do convite que você recebeu do participante convidado e clique em Aceitar Organização de Convidado.

Os administradores na colaboração receberão uma notificação que um novo participante de convidado entrou.

Edite as informações do participante de convidado ou modo de acesso

Você pode alterar as informações de contato do participante de convidado e modo de acesso completando as etapas seguintes:

1. Entre na organização de host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique em Visualizar Convidados.
4. Clique no nome da colaboração cujo organização de convidado deseja editar.
5. Na página Convidados da colaboração, se um Status do portal de convidado for listado como Ativo, você poderá editar seus detalhes e modo de acesso. Para editar um portal convidado, clique na seta suspensa do botão Ação da entrada do convidado na tabela e escolha Editar Organização de Convidado.
6. Na caixa de diálogo Editar Organização de Convidado, opcionalmente edite as informações de contato e/ou escolha um novo modo de acesso a partir do menu suspenso, e clique em Salvar.

Os administradores de participantes convidados receberão uma notificação se o seu modo de acesso foi alterado.

Reenviar um convite

Se um convite para colaborar foi perdido ou expirou, você pode reenviar um convite completando as seguintes etapas:

1. Entre na organização de host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique em Visualizar Convidados.
4. Clique no nome da colaboração cujo convite deseja reenviar.
5. Na página Convidados da colaboração, se uma resposta do participante convidado ainda não foi importada na colaboração, seu Status será listado como Convite Pendente. Para reenviar um convite para um convidado, clique no botão de seta suspensa Ação para a entrada do convidado na tabela e escolha Reenviar Convite.
6. Na caixa de diálogo Reenviar Convite, clique em Reenviar Convite.

Remover um convite para colaborar

Se você não desejar mais estabelecer a confiança com uma organização, você poderá remover um convite para colaborar completando as seguintes etapas:

1. Entre na organização de host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração cujo convite deseja remover.
4. Clique em Visualizar Convidados.
5. Na página Convidados da colaboração, se uma resposta do participante convidado ainda não foi importada na colaboração, seu Status será listado como Convite Pendente. Para remover um convite para um participante convidado, clique na seta suspensa do botão Ação para a entrada do convidado na tabela e escolha Remover Convite.
6. Na caixa de diálogo Remover Convite, clique em Remover Convite.

Quaisquer arquivos de convite existentes do participante convidado serão invalidados. Se um participante convidado aceitar o convite e enviar um arquivo de resposta, o arquivo de resposta será inválido.

Remover um participante convidado de uma colaboração

Após o host da colaboração ter aceitado uma organização de convidado em uma colaboração, eles poderão remover o participante convidado de uma colaboração completando as seguintes etapas:

1. Entre na organização de host como um administrador.
2. Navegue até Minha Organização > Editar Configurações > Colaborações.
3. Clique no nome da colaboração cujo portal de convidado deseja remover.
4. Clique em Visualizar Convidados.
5. Na página Convidados da colaboração, se um Status do participante convidado estiver listado como Ativo, você poderá removê-los da colaboração. Para remover um participante convidado, clique na seta suspensa do botão Ação da entrada do convidado na tabela e escolha Remover Organização de Convidado.
6. Na caixa de diálogo Remover Organização de Convidado, clique em Remover Organização de Convidado.

Anotação:

Note que os itens recebidos a partir da área de trabalho da colaboração não serão excluídos.

Os administradores de participantes da colaboração receberão uma notificação que o participante convidado foi removido da colaboração.