Um Inhalte zwischen Kollaborations-Teilnehmern auszutauschen, müssen Sie eine Kollaboration und Kollaborations-Workspaces erstellen, eine Gruppe mit dem Workspace verknüpfen und Teilnehmer zu der Kollaboration einladen. Die Organisation, in der die Kollaboration erstellt wurde, ist der Host, und andere teilnehmende Portale sind Gäste. Unter Berücksichtigung dieser Schritte können Sie eine Kollaboration erstellen, in der eine Vertrauensstellung unter den Teilnehmern hergestellt wurde, und mit der Freigabe von Inhalten in der Kollaboration berginnen.
Host und Gäste der Kollaboration
Eine Kollaboration besteht aus einem Host und potenziell vielen Gästen. Eine Kollaboration wird initiiert, wenn der Administrator einer Host-Organisation eine Einladung an den Administrator einer oder mehrerer teilnehmender Organisationen sendet. Die Administratoren für jede teilnehmende Organisation nehmen die Einladung anschließend an und senden eine Bestätigung an den Administrator des Hosts, der wiederum die Bestätigung akzeptiert, um den "Circle of Trust" zu schließen.
Host
Ein Host wird als die Organisation definiert, in der die Kollaboration initiiert wurde. Nachdem der Host identifiziert wurde, muss der Administrator der Organisation des Hosts folgende Schritte ausführen, um eine Kollaboration zu erstellen und Inhalte für Gastteilnehmer freizugeben:
- Erstellen einer Kollaboration und eines Kollaborations-Workspace
- Verknüpfen einer Gruppe mit dem Workspace
- Einladen von Gästen zur Kollaboration
Gäste
Gäste werden als teilnehmende Organisationen definiert, die vom Host eingeladen werden. Nachdem der Host identifiziert wurde, führt der Administrator der Organisation des Gastes folgende Schritte aus, um einer Kollaboration beizutreten und Inhalte für die Teilnehmer freizugeben:
- Annehmen einer Einladung zur Teilnahme an einer Kollaboration.
- Verbinden einer Gruppe mit dem Workspace
- Konfigurieren von Synchronisierungseinstellungen für den Kollaborations-Workspace
Kollaborationen und Workspaces
Jede Kollaboration enthält mindestens einen Kollaborations-Workspace. Ein Workspace ist ein konzeptioneller Speicher, in dem an die Kollaboration gesendete Inhalte erfasst und für die Teilnehmer freigegeben werden. Ein Workspace kann mit einem Projekt, einem Thema oder anderen Organisationsprinzipien in der Kollaboration verknüpft werden.
Dem Host und Gast werden lediglich der Name und die Beschreibung des Workspace angezeigt; Details zu den einzelnen dem Workspace beigetretenen Gruppen, sind für Kollaborationsteilnehmer nicht einsehbar. Der Kollaborations-Workspace ist vielmehr ein logisches Konstrukt als ein physischer Daten-Container; obwohl der Workspace die Gruppendetails für Kollaborationsteilnehmer ausblendet, enthält er keine Inhalte. Kollaborations-Workspaces werden vom Administrator des Host-Portals erstellt, bearbeitet und gelöscht.
Das Konzept eines Kollaborations-Workspace und seiner Beziehung zu Teilnehmern, Gruppen und Zugriffsmodi für Workspaces wird nachfolgend dargestellt.
Nachfolgend sind die wichtigen Aspekte zum Verständnis des Diagramms aufgeführt:
- Der äußere Kreis stellt eine vollständige Kollaboration und der zugehörigen Teilnehmer dar.
- Der innere, schattierte Kreis stellt den Kollaborations-Workspace dar.
- Jedes Quadrat steht für einen Kollaborationsteilnehmer; der Host ist als solcher dargestellt und die einzelnen Gäste sind entsprechend nummeriert.
- Jedes Dreieck stellt eine Gruppe dar, die zu einem Kollaborationsteilnehmer gehört, und ist mit dem Kollaborations-Workspace verknüpft.
- Der Host hat den Workspace-Zugriff für sich selbst und für Teilnehmer 2 als Senden und empfangen definiert.
- Der Host hat den Workspace-Zugriff für sich selbst und für Teilnehmer 1 als Empfangen festgelegt.
- Der Host der Kollaboration hat den Workspace-Zugriff für Teilnehmer 3 als Senden festgelegt.
Workspaces und Gruppen
Jede Teilnehmer der Kollaboration verknüpft eine Gruppe aus seiner Organisation mit dem Workspace. Alle freigegebenen Inhalte werden direkt in der Gruppe angezeigt, die jeder Teilnehmer mit dem Workspace verbunden hat. Der Inhalt in diesen Gruppen wird entsprechend einem Plan freigegeben, der von den Gästen für die jeweiligen Kollaborations-Workspaces festgelegt wurde. Wird ein Workspace verlassen oder gelöscht, wird die Gruppe nicht gelöscht. Die Freigabe aller Inhalte, die an die Kollaboration gesendet wurden, muss aufgehoben werden, bevor der Workspace verlassen oder gelöscht wird.
Zugriffsmodi für Workspaces
Kollaborationsteilnehmer definieren bestimmte freizugebende Elemente, indem Sie sie in eine Gruppe einfügen. Gäste sind an einer Kollaboration beteiligt, indem eine Gruppe mit Zusammenarbeits-Workspaces verknüpft wird. Der Host der Kollaboration legt für jeden Gast fest, wie Inhalte gesendet und empfangen werden, indem einer der folgenden Zugriffsmodi in den einzelnen Workspaces eingestellt werden.
Nur senden
Wenn der Host Senden als Zugriffsmodus für den Gast auswählt, kann der Gast Inhalte an den Host senden, empfängt jedoch keine Inhalte vom Host.
Nur empfangen
Wenn der Host Empfangen als Zugriffsmodus für den Gast auswählt, kann der Gast Inhalte vom Host empfangen, jedoch keine Inhalte an den Hosten senden.
Senden und empfangen
Wenn der Host Senden und empfangen als Zugriffsmodus für den Gast auswählt, kann der Gast Inhalte an den Host senden und vom Host empfangen. Bei jeder Synchronisierung des Kollaborations-Workspace wird Inhalt aktualisiert, sodass er mit dem des ursprünglichen Portals übereinstimmt. Mit dem Zugriffsmodus Senden und empfangen wird die Bearbeitung einzelner Datasets zwischen Host und Gast nicht unterstützt.
Definieren von Workspaces und Zugriffsmodi
Der Host der Kollaboration muss festlegen, wie Inhalte für jede teilnehmende Gruppe aktualisiert wird. Jeder Gast einer Kollaboration kann eigene Gruppen einrichten, um Elementänderungen live oder in geplanten Intervallen zu synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Synchronisierungseinstellungen.
Der Host kann zusätzliche Workspaces erstellen, indem er die folgenden Schritte unter Verwalten von Kollaborationen als Host ausführt. Sobald die neuen Workspaces vom Host erstellt wurden, stehen Sie Gästen im Rahmen der nächsten geplanten Kollaborationssynchronisierung zur Verfügung. Wenn Sie dem Gast zur Verfügung stehen, kann der Administrator des Gastes diese neuen Workspaces wie beim ursprünglichen Workspace verbinden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Kollaborationen als Gast.