Verwalten von Kollaborationen als Gast

Verwalten von Kollaborationen als Gastteilnehmer

Gastteilnehmer können Kollaborations-Workspaces und andere Gastorganisationen anzeigen, einem Workspace beitreten, ihn bearbeiten oder verlassen und eine Kollaboration verlassen. Sie können Ihren Inhalt bei Bedarf auch manuell synchronisieren.

Anzeigen von Kollaborationsteilnehmern

Jeder Kollaborationsteilnehmer kann die Liste der anderen Gastorganisationen durch Ausführung der folgenden Schritte anzeigen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Teilnehmer Sie anzeigen möchten.
4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.

Auf der Seite Gäste können Gastteilnehmer eine Liste der anderen Kollaborationsteilnehmer und deren Status für die Kollaboration anzeigen.

Anzeigen von Kollaborations-Workspaces

Eine Kollaboration kann über mehrere Workspaces verfügen. Sie können die Workspaces in Ihrer Kollaboration anzeigen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Workspaces Sie anzeigen möchten.

   Auf der Seite Workspaces werden eine Liste der Workspaces in der Kollaboration und Ihre Gruppe angezeigt, die mit dem Workspace, Zugriffsmodus und Status verknüpft ist.

4. Um die Details für einen bestimmten Kollaborations-Workspace anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen des Workspace.

   Daraufhin wird eine Liste der Gastorganisationen mit Zugriff auf den Workspace sowie deren Zugriffsmodi und Status eingeblendet.

Bearbeiten eines Kollaborations-Workspace

Sie können die mit einem Kollaborations-Workspace verknüpfte Gruppe und die Synchronisierungseinstellungen für einen Workspace anhand der folgenden Schritte bearbeiten. Außerdem können Sie die Optionen Name und Beschreibung des Workspace bearbeiten.

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Workspaces Sie anzeigen möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace bearbeiten aus.
5. Erstellen Sie optional eine neue Gruppe, oder wählen Sie eine andere vorhandene Gruppe aus, die mit dem Workspace verknüpft werden soll. Sie können auch die Synchronisierungseinstellungen für den Workspace bearbeiten. Wählen Sie die Optionsschaltfläche Sofort synchronisieren oder In geplanten Intervallen synchronisieren aus.
Legen Sie bei Auswahl von In geplanten Intervallen synchronisieren die Startzeit für die geplante Synchronisierung und den Zeitpunkt für die Wiederholung der Synchronisierung fest.
6. Legen Sie fest, wie gehostete Feature-Layer an den Kollaborations-Workspace gesendet werden sollen:
   • Als Referenzen: Kollaborationsteilnehmer erhalten Live-Zugriff auf Feature-Layer im angegebenen Workspace. Kollaborationsteilnehmer müssen zugriffsberechtigt sein, um Feature-Layer über den Ursprung anzuzeigen.
   • Als Kopien: Kollaborationsteilnehmer empfangen Feature-Layer-Aktualisierungen in geplanten Intervallen. Bei Auswahl dieser Option:
   1. muss ein Synchronisierungsintervall im Kollaborations-Workspace festgelegt werden
   2. muss die Synchronisierung für jedes an der Kollaboration teilnehmende Element aktiviert sein

   Eine Kopie der teilnehmenden Feature-Layer wird zu Beginn extrahiert und für jeden Teilnehmer mit Empfangszugriff als Element veröffentlicht. Nachdem diese Elemente erstellt wurden, werden Features basierend auf dem erstellten Synchronisierungsintervall aktualisiert.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten einer Kollaboration

Bearbeiten Sie die Kollaboration, um die Richtlinie zum Löschen von Inhalten zu ändern, wenn ein Workspace oder eine Kollaboration entfernt wird.

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Kollaboration bearbeiten aus.
4. Geben Sie im Dialogfeld Kollaboration bearbeiten an, was beim Verlassen einer Kollaboration oder eines Workspace mit Kollaborationsinhalten geschehen soll. Für Elemente, die von Ihrer Organisation gesendet wurden, gibt es folgende Möglichkeiten:
   • Sie können beim Löschen eines Workspace oder einer Kollaboration von allen Teilnehmern entfernt werden.
   • Sie können für alle Teilnehmer beibehalten werden. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die Kollaborationselemente so lange behalten, wie der sendende Teilnehmer dies zulässt. Dies ist die Standardkonfiguration.
5. Geben Sie an, was mit Kollaborationselementen geschehen soll, die von Ihrer Organisation empfangen wurden, wenn eine Kollaboration oder einige ihrer Workspaces gelöscht werden. Für Elemente gibt es folgende Möglichkeiten:
   • Sie können beim Löschen eines Workspace oder einer Kollaboration aus Ihrer Organisation entfernt werden.
   • Sie können für alle Teilnehmer beibehalten werden. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die Kollaborationselemente so lange behalten, wie der sendende Teilnehmer dies zulässt. Dies ist die Standardkonfiguration.

   Hinweis: Die Richtlinie für das Löschen von Inhalten wird auf Kollaborationsebene konfiguriert und auf alle verknüpften Kollaborationsworkspaces angewendet.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Verbinden einer Gruppe mit einem Kollaborations-Workspace

Sie können eine Gruppe ggf. mit einem Kollaborations-Workspace verbinden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie verbinden möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Kollaborations-Workspace, mit dem Sie eine Gruppe verbinden möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace beitreten aus.
5. Wählen Sie die Gruppe aus, die mit dem Workspace verknüpft wird. Dies kann eine vorhandene Gruppe oder eine neue Gruppe sein, die Sie zu diesem Zweck erstellen. Eine Gruppe kann nur mit einem Kollaborations-Workspace verknüpft werden.
   • Wenn Sie eine neue Gruppe für den Kollaborations-Workspace erstellen, handelt es sich um eine private Gruppe, der alle Gruppenmitglieder Inhalte hinzufügen können Sie können den Status und die Einstellungen für Beiträge ggf. ändern, nachdem die Gruppe erstellt wurde. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Erstellen von Gruppen. Wenn Sie eine neue Gruppe für einen Kollaborations-Workspace erstellen, müssen Sie Tags für die Gruppe festlegen, um den Vorgang fortsetzen zu können.
   • Wenn Sie eine vorhandene Gruppe verknüpfen, wird im Dropdown-Menü eine Liste aller Gruppen im Portal angezeigt, einschließlich privater Gruppen und ausschließlich Gruppen mit aktivierter Zugriffsaktualisierung.
6. Legen Sie fest, wie gehostete Feature-Layer an den Kollaborations-Workspace gesendet werden sollen:
   • Als Referenzen: Kollaborationsteilnehmer erhalten Live-Zugriff auf Feature-Layer im angegebenen Workspace. Kollaborationsteilnehmer müssen zugriffsberechtigt sein, um Feature-Layer über das ursprüngliche Portal anzuzeigen.
   • Als Kopien: Kollaborationsteilnehmer empfangen Feature-Layer-Aktualisierungen in geplanten Intervallen.

     Hinweis:

     Wenn ein Kollaborations-Workspace so konfiguriert wurde, dass Feature-Layer als Kopien freigegeben werden, kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden.

   Wenn Kopien der Daten gehosteter Feature-Layer gesendet werden sollen:

   • muss ein Synchronisierungsintervall im Kollaborations-Workspace festgelegt werden
   • Die Synchronisierung muss für jedes an der Kollaboration teilnehmende Element aktiviert sein.

   Hinweis:

   Eine Kopie der teilnehmenden Feature-Layer wird zu Beginn extrahiert und für jedes teilnehmende Portal mit Empfangszugriff als Element veröffentlicht. Nachdem diese Elemente erstellt wurden, werden Features basierend auf dem erstellten Synchronisierungsintervall aktualisiert.

7. Klicken Sie auf Workspace beitreten.
Wenn ein Host- oder Gast-Portal eine Gruppe mit einem Kollaborations-Workspace verbindet, wird die Synchronisierungskonfiguration sofort synchronisiert. Dies lässt sich durch die Bearbeitung des Workspace ändern. Kollaborationsteilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, dass das Gast-Portal eine Gruppe mit dem Kollaborations-Workspace verbunden hat.

Bearbeiten der Kontaktperson der Gastorganisation

Sie können die Details der Kontaktperson für die Kollaboration anhand der folgenden Schritte bearbeiten:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Kontaktperson Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
5. Klicken Sie in der Liste der Gast-Portale auf den Namen Ihres Portals und auf Ansprechpartner bearbeiten.
6. Bearbeiten Sie die Optionen Vollständiger Name der Kontaktperson und E-Mail-Adresse der Kontaktperson, und klicken Sie auf Speichern.

Verlassen eines Kollaborations-Workspace

Sie können einen Workspaces in einer Kollaboration verlassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie verlassen möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie verlassen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace verlassen aus.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Workspace verlassen auf Workspace verlassen.

   Im Dialogfeld Workspace verlassen wird eine Zusammenfassung der Richtlinie zum Löschen von Inhalten angezeigt. Außerdem wird angegeben, wie gesendete und empfangene Inhalte in der Kollaboration verwaltet werden. Um diese Richtlinie zu ändern, klicken Sie auf Abbrechen, und verwenden Sie die Aktion Kollaboration bearbeiten.

Verlassen einer Kollaboration

Sie können eine Kollaboration verlassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die Sie verlassen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Kollaboration verlassen aus.
4. Klicken Sie auf Kollaboration verlassen.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Kollaboration verlassen auf Kollaboration verlassen.

   Im Dialogfeld Kollaboration verlassen wird eine Zusammenfassung der Richtlinie zum Löschen von Inhalten angezeigt. Außerdem wird angegeben, wie gesendete und empfangene Inhalte in der Kollaboration verwaltet werden. Um diese Richtlinie zu ändern, klicken Sie auf Abbrechen, und verwenden Sie die Aktion Kollaboration bearbeiten.

   Der Administrator des Hosts der Kollaboration erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Kollaboration verlassen haben.

Inhalte, die Mitglieder Ihrer Organisation für die Kollaboration freigegeben haben, werden bei der nächsten Synchronisierung aus den teilnehmenden Kollaborations-Workspaces entfernt. Der Administrator des Hosts der Kollaboration erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Kollaboration verlassen haben.

Synchronisieren eines Kollaborations-Workspace bei Bedarf

Sie können einen Kollaborations-Workspace bei Bedarf synchronisieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Portal an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die Sie synchronisieren möchten.
4. Suchen Sie den Workspace, den Sie synchronisieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion mit dem Dropdown-Pfeil und wählen Sie Workspace synchronisieren.

Neue und aktualisierte Inhalte werden entsprechend dem Zugriff Ihrer Organisation auf diesen Workspace gesendet und empfangen. Die Ergebnisse der Synchronisierung können Sie auf der Zusammenfassungsseite der Kollaboration unter "Geplante Synchronisierungen" anzeigen.

Anzeigen des Synchronisierungsstatus

Sie können den Synchronisierungsstatus für Ihre Organisation anzeigen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Portal an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die Sie anzeigen möchten.
4. Klicken Sie auf den Namen des Kollaborationsworkspace, dessen Synchronisierungsstatus Sie anzeigen möchten.
5. Auf der Zusammenfassungsseite des Kollaborations-Workspace können Sie den aktuellen Synchronisierungsstatus sowohl für geplante als auch für unmittelbare Synchronisierungen anzeigen. Mögliche Status sind:

   Geplante Synchronisierungen:

   • Letzte Synchronisierung: Zeigt Datum und Uhrzeit für die letzte geplante Synchronisierung an.
   • Status: Zeigt den Status der letzten geplanten Synchronisierung an. Mögliche Statusangaben:
     • Erfolgreich: Gibt an, dass die Synchronisierung aller Elemente erfolgreich abgeschlossen wurde.
     • Erfolgreich mit Fehlern: Wird angezeigt, wenn die Synchronisierung abgeschlossen wurde, aber einige Elemente nicht freigegeben wurden.
     • Fehlgeschlagen: Wird angezeigt, wenn die Synchronisierung fehlgeschlagen ist und keine Elemente freigegeben wurden. Klicken Sie auf den Link Fehlgeschlagen, um weitere Details zu sehen.

   • Letzte vollständige Synchronisierung: Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Synchronisierung an, bei der alle Elemente erfolgreich freigegeben wurden.

   • Nächste vollständige Synchronisierung: Zeigt Datum und Uhrzeit der nächsten geplanten Synchronisierung an.

   Unmittelbare Synchronisierungen:

   • Letzte Synchronisierung: Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten unmittelbaren Synchronisierung an.
   • Status: Zeigt den Status der letzten unmittelbaren Synchronisierung an. Mögliche Statusangaben:
     • Erfolgreich: Gibt an, dass die Synchronisierung aller Elemente erfolgreich abgeschlossen wurde.
     • Erfolgreich mit Fehlern: Wird angezeigt, wenn die Synchronisierung abgeschlossen wurde, aber einige Elemente nicht freigegeben wurden.
     • Fehlgeschlagen: Wird angezeigt, wenn die Synchronisierung fehlgeschlagen ist und keine Elemente freigegeben wurden. Klicken Sie auf den Link Fehlgeschlagen, um weitere Details zu sehen.