Verwalten von Kollaborationen als Host

Als Host der Kollaboration können Sie die Workspaces, Gastteilnehmer und Details Ihrer Kollaborationen verwalten. Hosts von Kollaborationen können die Eigenschaften ihrer Kollaborationen bearbeiten oder eine Kollaboration vollständig löschen. Der Host kann außerdem vorhandenen Workspaces zusätzliche Workspaces hinzufügen. Anweisungen hierzu finden Sie weiter unten. Sie können auch den Freigabeplan für einen Kollaborations-Workspace ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Synchronisierungseinstellungen.

Bearbeiten einer Kollaboration

Bearbeiten Sie die Kollaboration, um eine der folgenden Eigenschaften zu ändern:

• Name der Kollaboration
• Beschreibung der Kollaboration
• Vollständiger Name der Kontaktperson für den Host der Kollaboration
• E-Mail-Adresse der Kontaktperson
• Löschrichtlinie für Kollaborationsinhalte, wenn ein Workspace oder eine Kollaboration entfernt wird

Zum Bearbeiten einer Kollaboration führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Suchen Sie in der Tabelle den Namen der Kollaboration, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Kollaboration bearbeiten aus.
4. Führen Sie im Dialogfeld Kollaboration bearbeiten die folgenden Schritte aus:
   • Geben Sie einen Namen für die Kollaboration ein.
   • Geben Sie eine Beschreibung der Kollaboration ein.
   • Geben Sie den vollständigen Namen der Kontaktperson für den Host der Kollaboration ein.
   • Geben Sie eine E-Mail-Adresse der Kontaktperson ein.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Verwenden Sie den Parameter gesendet, um anzugeben, was mit Kollaborationselementen, die von Ihrer Organisation gesendet wurden, geschehen soll, wenn eine Kollaboration oder einige ihrer Workspaces gelöscht werden. Die folgenden beiden Optionen sind verfügbar:
   • Sie können beim Löschen eines Workspace oder einer Kollaboration von allen Teilnehmern entfernt werden.
   • Sie können für alle Teilnehmer beibehalten werden. Wenn Sie diese Option auswählen, entscheiden die Teilnehmer, ob sie die Elemente der Kollaboration beibehalten möchten, wenn der Workspace oder die Kollaboration gelöscht wird. Dies ist die Standardkonfiguration.
7. Verwenden Sie den Parameter empfangen, um anzugeben, was mit Kollaborationselementen, die von Ihrer Organisation empfangen wurden, geschehen soll, wenn eine Kollaboration oder einige ihrer Workspaces gelöscht werden. Die folgenden beiden Optionen sind verfügbar:
   • Sie können beim Löschen eines Workspace oder einer Kollaboration von allen Teilnehmern entfernt werden.
   • Sie können für alle Teilnehmer beibehalten werden. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die Kollaborationselemente so lange behalten, wie der sendende Teilnehmer dies zulässt. Dies ist die Standardkonfiguration.

Hinweis:

Die Richtlinie für das Löschen von Inhalten wird auf Kollaborationsebene konfiguriert und auf alle verknüpften Kollaborations-Workspaces angewendet.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten der Kontaktperson des Hosts

Führen Sie zum Bearbeiten der Kontaktperson für Ihre Kollaboration die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie in der Tabelle auf den Namen der Kollaboration, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie in der Zusammenfassung der Kollaboration neben der Ansprechpartner auf die Schaltfläche Bearbeiten.
4. Bearbeiten Sie die Optionen Vollständiger Name der Kontaktperson und E-Mail-Adresse der Kontaktperson, und klicken Sie auf Speichern.

Löschen einer Kollaboration

Sie können eine Kollaboration löschen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Suchen Sie in der Tabelle den Namen der Kollaboration, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Kollaboration löschen aus.
4. Wählen Sie im Dialogfeld Kollaboration löschen die Option Kollaboration löschen aus, um die Kollaboration zu löschen.

Hinweis:

Im Dialogfeld Kollaboration löschen wird eine Zusammenfassung der Richtlinie zum Löschen von Inhalten angezeigt. Außerdem wird angegeben, wie gesendete und empfangene Inhalte in der Kollaboration verwaltet werden. Um diese Richtlinie zu ändern, klicken Sie auf Abbrechen, und verwenden Sie die Aktion Kollaboration bearbeiten.

Administratoren von Gastteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, dass die Kollaboration gelöscht wurde.

Bearbeiten eines Kollaborations-Workspace

Sie können die mit einem Kollaborations-Workspace verknüpfte Gruppe anhand der folgenden Schritte bearbeiten. Die Optionen Name und Beschreibung des Workspace können ebenso bearbeitet werden.

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Workspaces Sie anzeigen möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Workspace, den Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace bearbeiten aus.
5. Sobald das Dialogfeld Workspace bearbeiten eingeblendet wird, können Sie die Optionen Workspace-Name und Workspace-Beschreibung bearbeiten. Klicken Sie auf Weiter.
6. Erstellen Sie optional eine neue Gruppe, oder wählen Sie eine andere vorhandene Gruppe aus, die mit dem Workspace verknüpft werden soll, und klicken Sie auf Weiter.
7. Wenn Sie der Administrator der Host-Kollaboration sind, wird Ihnen die Option zum Ändern des Zugriffs von Gastteilnehmern auf den Kollaborations-Workspace angezeigt. Wählen Sie optional den neuen Zugriffsmodus im Dropdown-Menü aus, und klicken Sie auf Speichern.
Sie können den Zugriff des Gastteilnehmers auch bearbeiten, indem Sie in der Liste der Workspaces für die Kollaboration auf den Namen eines Workspace klicken. Daraufhin wird der Zugriffsmodus des Gastteilnehmers angezeigt, und Sie können einen neuen aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Hinzufügen eines Kollaborations-Workspace

Einer Kollaboration können zusätzliche Workspaces hinzugefügt werden, indem die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, der ein Workspace hinzugefügt werden soll.
4. Klicken Sie auf Workspace erstellen.
5. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Kollaborations-Workspace an, und klicken Sie dann auf Weiter.
6. Wählen Sie die Gruppe aus, die mit dem Workspace verknüpft wird. Dies kann eine vorhandene Gruppe oder eine neue Gruppe sein, die Sie zu diesem Zweck erstellen. Eine Gruppe kann nur mit einem Kollaborations-Workspace verknüpft werden.
   • Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen, ist es eine private Gruppe, der alle Gruppenmitglieder Inhalte hinzufügen können Sie können den Status und die Einstellungen für Beiträge ggf. ändern, nachdem die Gruppe erstellt wurde. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Erstellen von Gruppen. Wenn Sie eine neue Gruppe für eine Kollaboration erstellen, müssen Sie Tags für die Gruppe festlegen, um den Vorgang fortsetzen zu können.
   • Wenn Sie eine vorhandene Gruppe verknüpfen möchten, wird im Dropdown-Menü eine Liste aller Gruppen im Portal angezeigt, einschließlich privater Gruppen.
7. Wählen Sie für jeden Kollaborationsteilnehmer den Zugriffsmodus im Dropdown-Menü aus, und klicken Sie auf Speichern.

Administratoren von Gastteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, dass ein neuer Kollaborations-Workspace hinzugefügt wurde.

Löschen eines Kollaborations-Workspace

Sie können einen Kollaborations-Workspace löschen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die den Workspaces enthält, den Sie löschen möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie löschen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace löschen aus.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Workspace löschen auf Workspace löschen.

Hinweis:

Im Dialogfeld Workspace löschen wird eine Zusammenfassung der Richtlinie zum Löschen von Inhalten angezeigt. Außerdem wird angegeben, wie gesendete und empfangene Inhalte in der Kollaboration verwaltet werden. Um diese Richtlinie zu ändern, klicken Sie auf Abbrechen, und verwenden Sie die Aktion Kollaboration bearbeiten.

Anzeigen von Kollaborationsteilnehmern

Sie können die Liste anderer Teilnehmer anzeigen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die die Teilnehmer enthält, die Sie anzeigen möchten.

   Auf der Seite Workspaces werden eine Liste der Workspaces in der Kollaboration und Ihre Gruppe angezeigt, die mit dem Workspace, Zugriffsmodus und Status verknüpft ist.

4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.

Auf der Seite Gäste der Kollaboration, können Administratoren des Hosts der Kollaboration Gast einladen auswählen, um der Kollaboration neue Gast-Portale hinzuzufügen.

Akzeptieren einer Antwort des Gastteilnehmers

Sie können Antworten von Gastteilnehmern auf Einladungen zur Kollaboration akzeptieren, indem die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die die Teilnehmer enthält, die Sie anzeigen möchten.
5. Wenn eine Gast-Portal-Antwort noch nicht in die Kollaboration importiert wurde, ist deren Status auf der Seite Gäste der Kollaboration als Einladung ausstehend aufgeführt. Um ein Gastteilnehmer zu akzeptieren, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Gastorganisation zulassen aus.
6. Navigieren Sie im Dialogfeld Gastorganisation zulassen zu der Antwortdatei, die Sie vom Gastteilnehmer erhalten haben, und klicken Sie auf Gastorganisation zulassen.

Die Administratoren der Kollaboration erhalten eine Benachrichtigung über den Beitritt eines neuen Gastteilnehmers.

Bearbeiten der Informationen oder des Zugriffsmodus eines Gastteilnehmers

Sie können die Kontaktinformationen und den Zugriffsmodus von Gastteilnehmern ändern, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die die Gastorganisation enthält, die Sie bearbeiten möchten.
5. Wenn der Status eines Gast-Portals auf der Seite Gäste der Kollaboration als Aktiv aufgeführt ist, können Sie dessen Details und den Zugriffsmodus bearbeiten. Um ein Gast-Portal zu bearbeiten, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Gastorganisation bearbeiten aus.
6. Im Dialogfeld Gastorganisation bearbeiten können Sie die Kontaktinformationen bearbeiten und einen Zugriffsmodus aus dem Dropdown-Menü auswählen. Klicken Sie dann auf Speichern.

Administratoren von Gastteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, wenn deren Zugriffsmodus geändert wurde.

Erneutes Senden einer Einladung

Wenn eine Einladung zur Kollaboration verloren gegangen oder abgelaufen ist, können Sie eine Einladung erneut senden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration mit der Einladung, die Sie erneut senden möchten.
5. Wenn die Antwort eines Gastteilnehmers noch nicht in die Kollaboration importiert wurde, wird dessen Status auf der Seite Gäste der Kollaboration als Einladung ausstehend aufgeführt. Um eine Einladung für einen Gast erneut zu senden, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Einladung erneut senden aus.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Einladung erneut senden auf Einladung erneut senden.

Entfernen einer Einladung zur Kollaboration

Wenn Sie eine Vertrauensstellung mit einer Organisation nicht mehr herstellen möchten, können Sie eine Einladung zur Kollaboration entfernen, indem die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration mit der Einladung, die Sie entfernen möchten.
4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
5. Wenn die Antwort eines Gastteilnehmers noch nicht in die Kollaboration importiert wurde, wird dessen Status auf der Seite Gäste der Kollaboration als Einladung ausstehend aufgeführt. Um eine Einladung für einen Gastteilnehmer zu entfernen, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Einladung entfernen aus.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Einladung entfernen auf Einladung entfernen.

Alle vorhandenen Einladungsdateien für den Gastteilnehmer werden als ungültig festgelegt. Wenn ein Gastteilnehmer die Einladung annimmt und eine Antwortdatei sendet, ist die Antwortdatei ungültig.

Entfernen eines Gastteilnehmers aus einer Kollaboration

Sobald der Host einer Kollaboration eine Gastorganisation in einer Kollaboration zugelassen hat, kann er den Gastteilnehmer aus einer Kollaboration entfernen, indem er die folgenden Schritte ausführt:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration mit dem Gast-Portal, das Sie entfernen möchten.
4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
5. Wenn der Status eines Gastteilnehmers auf der Seite Gäste der Kollaboration als Aktiv aufgeführt ist, können Sie es aus der Kollaboration entfernen. Um einen Gastteilnehmer zu entfernen, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Gastorganisation entfernen aus.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Gastorganisation entfernen auf Gastorganisation entfernen.

Hinweis:

Im Dialogfeld Gastorganisation entfernen wird eine Zusammenfassung der Richtlinie zum Löschen von Inhalten angezeigt. Außerdem wird angegeben, wie gesendete und empfangene Inhalte in der Kollaboration verwaltet werden. Um diese Richtlinie zu ändern, klicken Sie auf Abbrechen, und verwenden Sie die Aktion Kollaboration bearbeiten.

Die Administratoren von Kollaborationsteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, dass der Gastteilnehmer aus der Kollaboration entfernt wurde.

Anzeigen des Synchronisierungsstatus

Sie können den Synchronisierungsstatus für alle Kollaborationsteilnehmer anzeigen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die Sie anzeigen möchten.
4. Klicken Sie auf den Namen des Kollaborationsworkspace, dessen Synchronisierungsstatus Sie anzeigen möchten.
5. Auf der Zusammenfassungsseite des Kollaborationsworkspace ist der Synchronisierungsstatus der einzelnen Gastorganisationen mit einem Symbol angegeben. Zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol, um den aktuellen Synchronisierungsstatus anzuzeigen. Mögliche Statusangaben:
   • Erfolgreich: Die Synchronisierung aller Elemente wurde erfolgreich abgeschlossen.
   • Erfolgreich mit Fehlern: Die Synchronisierung wurde abgeschlossen, aber einige Elemente wurden nicht freigegeben.
   • Fehlgeschlagen: Die Synchronisierung ist fehlgeschlagen, und keine Elemente wurden freigegeben. Klicken Sie auf Fehlgeschlagen, um weitere Details anzuzeigen.
6. Um die Synchronisierungsdetails für eine Gastorganisation anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Synchronisierung". Ein Pop-up wird angezeigt, dass zusätzliche Details sowohl zu geplanten als auch zu unmittelbaren Synchronisierungen enthält:

   Geplante Synchronisierungen:

   • Letzte Synchronisierung: Datum und Uhrzeit der letzten geplanten Synchronisierung.
   • Status: Status der letzten geplanten Synchronisierung. Mögliche Statusangaben:
     • Erfolgreich: Die Synchronisierung aller Elemente wurde erfolgreich abgeschlossen.
     • Erfolgreich mit Fehlern: Die Synchronisierung wurde abgeschlossen, aber einige Elemente wurden nicht freigegeben.
     • Fehlgeschlagen: Die Synchronisierung ist fehlgeschlagen, und keine Elemente wurden freigegeben. Klicken Sie auf Fehlgeschlagen, um weitere Details zu sehen.

   Unmittelbare Synchronisierungen:

   • Letzte Synchronisierung: Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten unmittelbaren Synchronisierung an.
   • Status: Zeigt den Status der letzten unmittelbaren Synchronisierung an. Mögliche Statusangaben:
     • Erfolgreich: Gibt an, dass die Synchronisierung aller Elemente erfolgreich abgeschlossen wurde.
     • Erfolgreich mit Fehlern: Wird angezeigt, wenn die Synchronisierung abgeschlossen wurde, aber einige Elemente nicht freigegeben wurden.
     • Fehlgeschlagen: Wird angezeigt, wenn die Synchronisierung fehlgeschlagen ist und keine Elemente freigegeben wurden. Klicken Sie auf den Link Fehlgeschlagen, um weitere Details zu sehen.