Administrar colaboraciones como participante invitado
Los participantes invitados pueden ver los espacios de trabajo de la colaboración y otras organizaciones invitadas, unirse a un espacio de trabajo, editarlo o salir de él, y salir de una colaboración. También puede optar por sincronizar su contenido de forma manual, en caso necesario.
Ver los participantes de una colaboración
Cada participante de una colaboración puede ver la lista de otras organizaciones invitadas siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración cuyos participantes desea ver.
- Haga clic en Ver invitados.
En la página Invitados de la colaboración, los participantes invitados pueden ver una lista de otros participantes en la colaboración, así como su estado en la colaboración.
Ver los espacios de trabajo de una colaboración
Una colaboración pueden tener varios espacios de trabajo. Puede ver los espacios de trabajo de su colaboración siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración cuyos espacios de trabajo desea ver.
En la página Espacios de trabajo, verá una lista de los espacios de trabajo de la colaboración y su grupo asociado al espacio de trabajo, el modo de acceso y el estado.
- Para ver los detalles de un espacio de trabajo específico de la colaboración, haga clic en el nombre del espacio de trabajo.
Verá una lista de las organizaciones invitadas que tienen acceso al espacio de trabajo, así como sus modos de acceso y el estado.
Editar un espacio de trabajo de la colaboración
Puede editar el grupo asociado al espacio de trabajo de una colaboración, además de la configuración de sincronización de un espacio de trabajo, siguiendo los pasos que se indican a continuación, así como editar las opciones Nombre y la Descripción del espacio de trabajo.
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración cuyos espacios de trabajo desea ver.
- Localice el nombre del espacio de trabajo de la colaboración que desea editar en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Editar espacio de trabajo.
- También puede crear un grupo nuevo o elegir un grupo existente diferente para vincularlo al espacio de trabajo. Opcionalmente, edite la configuración de sincronización para el espacio de trabajo. Elija el botón de radio de Sincronizar inmediatamente o Sincronizar a intervalos programados.
- Elija cómo se enviarán las capas de entidades alojadas al espacio de trabajo de la colaboración:
- Como referencias: los participantes de la colaboración recibirán acceso en directo a las capas de entidades en el espacio de trabajo designado- Los participantes de la colaboración deberán tener acceso par ver capas de entidades desde su origen.
- Como copias: los participantes de la colaboración recibirán actualizaciones de las capas de entidades en un intervalo programado. Al elegir esta opción:
- Se debe definir un intervalo de sincronización dentro del espacio de trabajo de la colaboración.
- La sincronización debe estar habilitada en cada elemento participante en la colaboración.
Inicialmente se extraerá una copia de las capas de entidades participantes y se publicarán como elementos en cada participante con acceso para recibir. Una vez que se hayan creado estos elementos, las entidades se actualizan según el intervalo de sincronización establecido.
- Haga clic en Save (Guardar).
Editar una colaboración
Edite su colaboración para cambiar la política de eliminación de contenido al eliminar un espacio de trabajo o una colaboración.
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Localice el nombre del espacio de trabajo de la colaboración que desea editar en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Editar colaboración.
- En el cuadro de diálogo Editar colaboración, especifique qué le ocurrirá al contenido de la colaboración al salir de una colaboración o espacio de trabajo. Los elementos enviados desde su organización a la colaboración pueden ser:
- Eliminados de todos los participantes en el momento de la eliminación de un espacio de trabajo o una colaboración.
- Conservados para todos los participantes. Al seleccionar esta opción, puede conservar los elementos en colaboración mientras el participante remitente lo permita. Esta es la configuración predeterminada.
- Especifique qué le ocurrirá a los elementos de colaboración recibidos en su organización al eliminar una colaboración o uno de sus espacios de trabajo. Los elementos pueden ser:
- Eliminados de su organización en el momento de la eliminación de un espacio de trabajo o una colaboración.
- Conservados para todos los participantes. Al seleccionar esta opción, puede conservar los elementos en colaboración mientras el participante remitente lo permita. Esta es la configuración predeterminada.
Nota: La política de eliminación de contenido está configurada en el nivel de colaboración y se aplica a todos los espacios de trabajo de colaboración asociados.
- Haga clic en Save (Guardar).
Unir un grupo a un espacio de trabajo de la colaboración
Puede unir un grupo a un espacio de trabajo de la colaboración, si todavía no lo ha hecho, siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración a cuyo espacio de trabajo desea unirse.
- Localice el nombre del espacio de trabajo de la colaboración al que desea unir un grupo en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Unirse a espacio de trabajo.
- Elija el grupo que se asociará al espacio de trabajo. Puede ser un grupo existente o puede crear un grupo nuevo para este fin. Un grupo solo puede estar asociado a un espacio de trabajo de la colaboración.
- Si crea un grupo nuevo para el espacio de trabajo de la colaboración, será un grupo privado en el que todos los miembros del grupo podrán aportar contenido al grupo. En caso necesario, podrá cambiar la configuración del estado y la contribución una vez creado el grupo. Consulte Crear grupos para obtener más información sobre esta configuración. Al crear un grupo nuevo para un espacio de trabajo de la colaboración, debe especificar etiquetas para el grupo a fin de continuar.
- Si elige vincular un grupo existente, en el menú desplegable se mostrará una lista de todos los grupos del portal, incluidos los grupos privados, a excepción de los grupos que tengan habilitada la función de actualizar el acceso.
- Elija cómo se enviarán las capas de entidades alojadas al espacio de trabajo de la colaboración:
- Como referencias: los participantes de la colaboración recibirán acceso en directo a las capas de entidades en el espacio de trabajo designado- Los participantes de la colaboración deberán tener acceso par ver capas de entidades desde el portal de origen.
- Como copias: los participantes de la colaboración recibirán actualizaciones de las capas de entidades en un intervalo programado.
Nota:
Después de configurar un espacio de trabajo de colaboración para compartir las capas de entidades como copias, no es posible cambiar este ajuste.
Si se elige enviar copias de los datos de las capas de entidades alojadas:
- Se debe definir un intervalo de sincronización dentro del espacio de trabajo de la colaboración
- La sincronización debe estar activada en cada elemento participante en la colaboración.
Nota:
Inicialmente se extraerá una copia de las capas de entidades participantes y se publicarán como elementos en cada portal participante con acceso para recibir. Una vez que se hayan creado estos elementos, las entidades se actualizan según el intervalo de sincronización establecido.
- Haga clic en Unirse al espacio de trabajo.
Editar la persona de contacto de la organización invitada
Puede editar los detalles de su persona de contacto en la colaboración siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración cuya persona de contacto desea editar.
- Haga clic en Ver invitados.
- Haga clic en el nombre de su portal en la lista de portales invitados y haga clic en Editar persona de contacto.
- Edite el Nombre completo de la persona de contacto y la Dirección de correo electrónico de la persona de contacto y haga clic en Guardar.
Salir de un espacio de trabajo de la colaboración
Puede salir de un espacio de trabajo de una colaboración siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración de cuyo espacio de trabajo desea salir.
- Localice el nombre del espacio de trabajo de la colaboración del que desea salir en la tabla, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Salir del espacio de trabajo.
- En el cuadro de diálogo Salir del espacio de trabajo, haga clic en Salir del espacio de trabajo.
El cuadro de diálogo Salir del espacio de trabajo muestra un resumen de la política de eliminación de contenido e indica cómo el contenido enviado y recibido se mantendrá dentro de la colaboración. Para cambiar esta política, haga clic en Cancelar y use la acción Editar colaboración.
Salir de una colaboración
Puede salir de una colaboración siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en la organización como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración de la que desea salir, haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y elija Salir de colaboración.
- Haga clic en Salir de colaboración.
- En el cuadro de diálogo Salir de colaboración, haga clic en Salir de organización.
El cuadro de diálogo Salir de colaboración muestra un resumen de la política de eliminación de contenido e indica cómo el contenido enviado y recibido se mantendrá dentro de la colaboración. Para cambiar esta política, haga clic en Cancelar y use la acción Editar colaboración.
El administrador del host de la colaboración recibirá una notificación informándole de que ha salido de la colaboración.
El contenido que los miembros de su organización hayan compartido con la colaboración se eliminará de los espacios de trabajo participantes en la colaboración en la siguiente sincronización. El administrador del host de la colaboración recibirá una notificación informándole de que ha salido de la colaboración.
Sincronizar a demanda un espacio de trabajo de la colaboración
Es posible sincronizar a demanda un espacio de trabajo de colaboración completando los siguientes pasos:
- Inicie sesión en su portal como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración que desea sincronizar.
- Busque el espacio de trabajo que desea sincronizar. Haga clic en la flecha desplegable del botón Acción y seleccione Sincronizar espacio de trabajo.
Cualquier contenido nuevo y actualizado se enviará y recibirá en función del acceso de su organización a este espacio de trabajo. El resultado de la sincronización puede visualizarse en la página de resumen de la colaboración, dentro de Sincronizaciones programadas.
Ver estado de sincronización
Puede ver el estado de sincronización de su organización siguiendo estos pasos:
- Inicie sesión en su portal como administrador.
- Vaya a Organización > Editar ajustes > Colaboraciones.
- Haga clic en el nombre de la colaboración que desea ver.
- Haga clic en el nombre del espacio de trabajo de colaboración cuyo estado de sincronización desee ver.
- En la página de resumen del espacio de trabajo de colaboración puede ver el estado de sincronización más reciente para las sincronizaciones programadas e inmediatas. Los estados posibles son:
Sincronizaciones programadas:
- Última sincronización: muestra la fecha y hora de la sincronización programada más recientemente.
- Estado: muestra el estado de la última sincronización programada. Los estados posibles son:
- Correcta: indica que la sincronización de todos los elementos se completó correctamente.
- Correcta con fallos: se muestra en casos en que la sincronización se completó, pero algunos elementos no se compartieron correctamente.
- Fallida: se muestra cuando la sincronización falló y no se compartió ningún elemento. Haga clic en el vínculo Fallida para obtener más detalles.
Última sincronización completa: muestra la fecha y la hora de la última sincronización en la que todos los elementos se compartieron correctamente.
- Próxima sincronización completa: muestra la fecha y la hora de la próxima sincronización programada.
Sincronizaciones inmediatas:
- Última sincronización: muestra la fecha y hora de la última sincronización inmediata.
- Estado: muestra el estado de la última sincronización inmediata. Los estados posibles son:
- Correcta: indica que la sincronización de todos los elementos se completó correctamente.
- Correcta con fallos: se muestra en casos en que la sincronización se completó, pero algunos elementos no se compartieron correctamente.
- Fallida: se muestra cuando la sincronización falló y no se compartió ningún elemento. Haga clic en el vínculo Fallida para obtener más detalles.