Pour partager du contenu parmi les participants à la collaboration, vous devez créer une collaboration et un espace de travail de collaboration, associer un groupe à l'espace de travail et inviter les participants à faire partie de la collaboration. L'organisation dans laquelle la collaboration est créée est l'hôte et les autres portails participants sont les invités. En gardant ces étapes à l'esprit, vous pouvez créer une collaboration pour laquelle une relation de confiance est établie parmi les participants, et commencer à partager du contenu dans la collaboration.
Hôte et invités de la collaboration
Une collaboration se compose d'un hôte et de plusieurs invités potentiels. La collaboration est initiée lorsque l'administrateur d'une organisation hôte envoie une invitation à un administrateur d'une ou de plusieurs organisations participantes. Les administrateurs de chaque organisation participante acceptent ensuite l'invitation et envoient l'accusé de réception à l'administrateur de l'hôte, qui accepte l'accusé de réception pour terminer le cercle d'approbation.
Hôte
Un hôte se définit comme l'organisation dans laquelle la collaboration est initiée. Une fois l'hôte identifié, l'administrateur de l'organisation hôte doit procéder comme suit pour créer une collaboration et partager du contenu parmi les participants invités :
- Créer une collaboration et un espace de travail de collaboration
- Associer un groupe à l'espace de travail
- Inviter des organisations à faire partie de la collaboration
Invités
Les invités se définissent comme les organisations participantes qui sont invitées par l'hôte. Une fois un invité identifié, l'administrateur de l'organisation invitée doit procéder comme suit pour rejoindre une collaboration et partager du contenu parmi les participants :
- Accepter une invitation à collaborer
- Joindre un groupe à l'espace de travail
- Configurer les paramètres de synchronisation de l'espace de travail de collaboration
Collaborations et espaces de travail
Chaque collaboration contient un ou plusieurs espaces de travail de collaboration.
Un espace de travail est un espace conceptuel dans une collaboration qui représente un projet, une initiative ou autre principe organisateur. Pour partager des données dans le cadre d’une collaboration, chaque participant relie un groupe à un espace de travail, puis partage du contenu avec le groupe respectif. C’est au niveau de l’espace de travail que les administrateurs déterminent comment les couches d’entités seront partagées (par référence ou en tant que copies), la planification de synchronisation des couches d’entités partagées en tant que copies et le niveau d’accès des invités (envoyer, recevoir ou envoyer & recevoir). Les espaces de travail peuvent être utilisés pour organiser de plus grandes collaborations englobant plusieurs projets et initiatives différents.
L'hôte et l'invité voient uniquement le nom et la description de l'espace de travail. Les détails concernant chaque groupe ayant rejoint l'espace de travail ne sont pas présentés aux participants à la collaboration. L'espace de travail de collaboration est une construction logique plutôt qu'un conteneur de données physique. Par conséquent, alors que l'espace de travail masque les détails des groupes aux participants à la collaboration, il ne renferme aucun contenu. Les espaces de travail de collaboration sont créés, mis à jour et supprimés par l'administrateur du portail hôte.
Le concept d'un espace de travail de collaboration et de sa relation aux participants, groupes et modes d'accès à l'espace de travail est décrit ci-dessous.
Voici les principaux points qui permettent de comprendre le diagramme :
- Le cercle externe représente une collaboration entière et son jeu de participants approuvés.
- Le cercle ombré interne représente l'espace de travail de collaboration.
- Chaque carré représente un participant à la collaboration. L'hôte est signalé comme tel et chaque invité est numéroté de manière appropriée.
- Chaque triangle représente un groupe appartenant à un groupe participant à la collaboration et est lié à l'espace de travail de collaboration.
- L'hôte de la collaboration a défini l'accès à l'espace de travail Envoyer et recevoir pour lui-même et pour le participant 2.
- L'hôte de la collaboration a défini l'accès à l'espace de travail Recevoir pour le participant 1.
- L'hôte de la collaboration a défini l'accès à l'espace de travail Envoyer pour le participant 3.
Collaboration avec plusieurs espaces de travail
Considérez le premier scénario de la section À propos de la collaboration distribuée dans lequel le service de planification et le service de développement communautaire participent dans une collaboration existante. Récemment, les deux services ont étendu leur champ d’action pour coopérer sur trois projets distincts, un pour chaque nouvelle construction à usage mixte. Les équipes désirent que les données et les contenus demeurent organisés par projet de développement et ont donc exploité trois espaces de travail séparés, un pour chaque projet.
En tant qu’hôte, le service de développement communautaire souhaite également utiliser des espaces de travail pour définir le mode d’accès du service de planification : il doit uniquement pouvoir envoyer des données pour les deux nouveaux projets, mais il sera en mesure d’en envoyer et d’en recevoir pour le projet existant. Il peut également choisir de désormais partager des couches d’entités en tant que copies pour certains projets, tandis que les données de projet de l’autre construction à usage mixte sont partagées par référence.
Espaces de travail et groupes
Chacun des participants à la collaboration établit un lien entre son organisation et l'espace de travail. Tout le contenu partagé apparaît directement dans le groupe que chaque participant a joint à l'espace de travail. Le contenu de ces groupes est partagé selon un intervalle défini par les invités pour chacun de leurs espaces de travail de collaboration. Quitter ou supprimer un espace de travail n'a pas pour effet de supprimer le groupe. Le partage du contenu qui a été envoyé à la collaboration doit être annulé avant de quitter ou de supprimer l'espace de travail.
Modes d'accès des espaces de travail
Les participants à une collaboration désignent des éléments spécifiques à partager en les plaçant dans un groupe. Les invités participent à une collaboration en associant un groupe à des espaces de travail de collaboration. L'hôte de la collaboration définit pour chaque invité les modalités d'envoi et de réception du contenu en configurant un des modes d'accès suivant dans chaque espace de travail.
Envoyer uniquement
Lorsque l'hôte attribue le mode d'accès Envoyer à l'invité, ce dernier peut envoyer du contenu à l'hôte, mais il ne reçoit aucun contenu de la part de l'hôte.
Recevoir uniquement
Lorsque l'hôte attribue le mode d'accès Recevoir à l'invité, ce dernier peut recevoir du contenu de l'hôte, mais il ne peut envoyer aucun contenu à l'hôte.
Envoyer et recevoir
Lorsque l'hôte attribue le mode d'accès Envoyer et recevoir à l'invité, ce dernier peut envoyer du contenu à l'hôte et recevoir du contenu de la part de l'hôte. A chaque synchronisation de l'espace de travail de collaboration, le contenu est actualisé pour correspondre à ce qu'il est dans le portail d'origine. Le mode d'accès Envoyer et recevoir ne peut pas être utilisé pour gérer les diverses mises à jour d'un seul jeu de données entre l'hôte et l'invité.
Définition des espaces de travail et modes d'accès
L'hôte de la collaboration doit établir les modalités de mise à jour du contenu pour chaque groupe participant. Chaque invité de la collaboration peut configurer ses groupes de façon à synchroniser les modifications apportées aux éléments en direct ou à intervalles réguliers. Pour plus d'informations, consultez la procédure de configuration des paramètres de synchronisation.
L'hôte peut créer des espaces de travail supplémentaires en suivant les étapes de la rubrique Gérer les collaborations en tant qu'hôte. Une fois créés par l'hôte, les nouveaux espaces de travail sont accessibles aux invités dans le cadre de la prochaine synchronisation planifiée de la collaboration. Une fois accessibles à l'invité, l'administrateur de l’organisation invitée peut joindre ces nouveaux espaces de travail comme il l'a fait avec l'espace de travail d'origine. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Gérer les collaborations en tant qu'invité.
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