コラボレーションをゲストとして管理

ゲスト参加者としてのコラボレーションの管理

ゲスト参加者は、コラボレーション ワークスペースと他のゲスト組織の表示、ワークスペースへの加入、ワークスペースの編集、ワークスペースからの脱退、コラボレーションからの脱退を実行できます。また、必要に応じて、手動でコンテンツを同期することもできます。

コラボレーション参加者の表示

各コラボレーション参加者は、次の手順に従って他のゲスト組織のリストを表示することができます。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 参加者を表示するコラボレーションの名前をクリックします。
4. [ゲストの表示] をクリックします。

コラボレーションの [ゲスト] ページで、ゲスト参加者は、他のコラボレーション参加者のリストとコラボレーションにおける各参加者のステータスを表示できます。

コラボレーション ワークスペースの表示

コラボレーションには複数のワークスペースを設定できます。コラボレーション内のワークスペースを表示するには、次の手順に従います。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. ワークスペースを表示するコラボレーションの名前をクリックします。

   [ワークスペース] ページに、コラボレーション内のワークスペースとワークスペースに関連付けられているグループのリスト、アクセス モードおよびステータスが表示されます。

4. 特定のコラボレーション ワークスペースの詳細を表示するには、ワークスペースの名前をクリックします。

   ワークスペースへのアクセス権を持つゲスト組織のリストとそのアクセス モードおよびステータスが表示されます。

コラボレーション ワークスペースの編集

次の手順に従って、コラボレーション ワークスペースに関連付けられているグループの編集およびワークスペースの同期設定の編集を行うことができます。ワークスペースの [名前] および [説明] も編集できます。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. ワークスペースを表示するコラボレーションの名前をクリックします。
4. テーブルで編集するコラボレーション ワークスペースの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[ワークスペースの編集] を選択します。
5. 必要に応じて、新しいグループを作成するか、ワークスペースにリンクする別の既存グループを選択します。必要に応じて、ワークスペースの同期設定を編集します。[すぐに同期] または [スケジュールされた間隔で同期] のラジオ ボタンを選択します。
[スケジュールされた間隔で同期] を選択した場合は、スケジュールした同期の開始時間と同期を反復実行する時間を定義します。
6. ホスト フィーチャ レイヤーをコラボレーション ワークスペースに送信する方法を選択します。
   • 参照として: コラボレーション参加者には、指定のワークスペース内のフィーチャ レイヤーにリアルタイムでアクセスする権限が付与されます。コラボレーション参加者には、作成元からフィーチャ レイヤーを表示するためのアクセス権が必要です。
   • コピーとして: コラボレーション参加者は、スケジュール設定された間隔でフィーチャ レイヤーの更新を受信します。このオプションを選択した場合:
   1. コラボレーション ワークスペース内で同期間隔を設定する必要があります。
   2. コラボレーション内の参加アイテムごとに同期を有効にする必要があります。

   参加フィーチャ レイヤーのコピーがまず抽出され、受信アクセス権のある各参加者にアイテムとして公開されます。これらのアイテムが作成された後、設定された同期間隔に基づいてフィーチャが更新されます。

7. [保存] をクリックします。

コラボレーションの編集

コラボレーションを編集して、ワークスペースまたはコラボレーションを削除するときのコンテンツ削除ポリシーを変更できます。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. テーブルで編集するコラボレーション ワークスペースの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[コラボレーションの編集] を選択します。
4. [コラボレーションの編集] ダイアログ ボックスで、コラボレーションまたはワークスペースから脱退するときにコラボレーション コンテンツに対して実行されるアクションを指定します。組織からコラボレーションに [送信済み] のアイテムに対して、次のいずれかのアクションが実行されます。
   • ワークスペースまたはコラボレーションの削除時にすべての参加者から削除される。
   • すべての参加者で維持される。このオプションを選択した場合は、送信側の参加者が許可する限り、コラボレーションしているアイテムを維持できます。これがデフォルトの構成です。
5. コラボレーションまたはコラボレーションのいずれかのワークスペースの削除時に、組織で受信されたコラボレーション アイテムに対して実行されるアクションを指定します。アイテムに対して、次のいずれかのアクションが実行されます。
   • ワークスペースまたはコラボレーションの削除時に組織から削除される。
   • すべての参加者で維持される。このオプションを選択した場合は、送信側の参加者が許可する限り、コラボレーションしているアイテムを維持できます。これがデフォルトの構成です。

   注意: コンテンツ削除ポリシーは、コラボレーション レベルで構成され、関連するすべてのコラボレーション ワークスペースに適用されます。

6. [保存] をクリックします。

コラボレーション ワークスペースへのグループの加入

グループをコラボレーション ワークスペースにまだ加入させていない場合、次の手順に従って加入させることができます。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 加入させるワークスペースを持つコラボレーションの名前をクリックします。
4. テーブルでグループを加入させるコラボレーション ワークスペースの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[ワークスペースへの加入] を選択します。
5. ワークスペースに関連付けるグループを選択します。既存のグループを関連付けても、新しくグループを作成してもかまいません。1 つのグループは 1 つのコラボレーション ワークスペースにのみ関連付けることができます。
   • コラボレーション ワークスペースに新しいグループを作成すると、そのグループは、すべてのグループ メンバーがグループにコンテンツを提供できるプライベート グループになります。グループの作成後、必要に応じて、ステータスやコンテンツ提供の設定を変更できます。これらの設定の詳細については、「グループの作成」をご参照ください。コラボレーション ワークスペースに新しいグループを作成する場合は、グループにタグを指定してから次の手順に進む必要があります。
   • 既存グループへのリンク付けを選択した場合、ドロップダウン メニューに、ポータル内のすべてのグループのリストが表示されます。プライベート グループは含まれますが、更新アクセス機能が有効になっているグループは含まれません。
6. ホスト フィーチャ レイヤーをコラボレーション ワークスペースに送信する方法を選択します。
   • 参照として: コラボレーション参加者には、指定のワークスペース内のフィーチャ レイヤーにリアルタイムでアクセスする権限が付与されます。コラボレーション参加者には、送信側ポータルからフィーチャ レイヤーを表示するためのアクセス権が必要です。
   • コピーとして: コラボレーション参加者は、スケジュール設定された間隔でフィーチャ レイヤーの更新を受信します。

     注意:

     コラボレーション ワークスペースの構成後、フィーチャ レイヤーをコピーとして共有する場合、この設定は変更できません。

   ホスト フィーチャ レイヤー データのコピーの送信を選択した場合:

   • コラボレーション ワークスペース内で同期間隔を設定する必要があります。
   • コラボレーション内の参加者のアイテムごとに同期を有効にする必要があります。

   注意:

   参加しているポータルのフィーチャ レイヤーのコピーが作成され、受信アクセスが設定されたポータルにアイテムとして公開されます。これらのアイテムが作成された後、設定された同期間隔に基づいてフィーチャが更新されます。

7. [ワークスペースへの加入] をクリックします。
デフォルトでは、ホスト ポータルまたはゲスト ポータルがコラボレーション ワークスペースにグループを加入させると、同期設定が [すぐに同期] に設定されます。これを変更するには、ワークスペースを編集します。コラボレーション参加者が、ゲスト ポータルがコラボレーション ワークスペースにグループを加入させたという通知を受け取ります。

ゲスト組織の問い合わせ先担当者の編集

コラボレーションの問い合わせ先担当者の詳細を編集するには、次の手順に従います。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 編集する問い合わせ先担当者を持つコラボレーションの名前をクリックします。
4. [ゲストの表示] をクリックします。
5. ゲスト ポータルのリストでポータルの名前をクリックして、[問い合わせ先担当者の編集] をクリックします。
6. [問い合わせ先担当者のフル ネーム] および [問い合わせ先担当者の電子メール アドレス] を編集し、[保存] をクリックします。

コラボレーション ワークスペースからの脱退

コラボレーション内のワークスペースから脱退するには、次の手順に従います。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 脱退するワークスペースを持つコラボレーションの名前をクリックします。
4. テーブルで脱退するコラボレーション ワークスペースの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[ワークスペースからの脱退] を選択します。
5. [ワークスペースからの脱退] ダイアログが表示されたら、[ワークスペースからの脱退] をクリックします。

   [ワークスペースからの脱退] ダイアログ ボックスに、コンテンツ削除ポリシーのサマリーが表示され、送受信されたコンテンツがどのようにしてコラボレーションで維持されるかが示されます。このポリシーを変更するには、[キャンセル] をクリックして、[コラボレーションの編集] アクションを使用します。

コラボレーションからの脱退

コラボレーションから脱退するには、次の手順に従います。

1. 管理者として組織にログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 脱退するコラボレーションの名前を特定し、[アクション] ボタン ドロップダウン矢印をクリックし、[共同作業からの脱退] を選択します。
4. [共同作業からの脱退] をクリックします。
5. [共同作業からの脱退] ダイアログが表示されたら、[共同作業からの脱退] をクリックします。

   [コラボレーションからの脱退] ダイアログ ボックスに、コンテンツ削除ポリシーのサマリーが表示され、送受信されたコンテンツがどのようにしてコラボレーションで維持されるかが示されます。このポリシーを変更するには、[キャンセル] をクリックして、[コラボレーションの編集] アクションを使用します。

   コラボレーション ホストの管理者は、コラボレーションから脱退したという通知を受け取ります。

次回の同期で、組織のメンバーがコラボレーションで共有していたコンテンツが、参加するコラボレーション ワークスペースから削除されます。コラボレーション ホストの管理者は、コラボレーションから脱退したという通知を受け取ります。

コラボレーション ワークスペースのオンデマンド同期

コラボレーション ワークスペースをオンデマンドで同期するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてポータルにログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 同期するコラボレーションの名前をクリックします。
4. 同期するワークスペースを指定します。[アクション] ボタンのドロップダウン矢印をクリックして、[ワークスペースの同期] を選択します。

新規および更新されたコンテンツは、このワークスペースへの組織のアクセスに応じて送受信されます。同期の結果は、コラボレーション サマリー ページの [スケジュールされた同期] の下に表示されます。

同期ステータスの表示

組織の同期ステータスを表示するには、次の手順に従います。

1. 管理者としてポータルにログインします。
2. [組織] > [サイト設定] > [コラボレーション] の順に移動します。
3. 表示するコラボレーションの名前をクリックします。
4. 同期ステータスを表示するコラボレーション ワークスペースの名前をクリックします。
5. コラボレーション ワークスペース サマリー ページに、スケジュールされた同期と即時の同期の両方の最新の同期ステータスを表示できます。表示されるステータスは次のとおりです。

   [スケジュールされた同期:]

   • [前回の同期] - 前回スケジュールされた同期の日時が表示されます。
   • [ステータス] - 前回スケジュールされた同期の状態が表示されます。予想される同期状態を次に示します。
     • [完了] - すべてのアイテムで同期が正常に完了し、オフになったことを示します。
     • [失敗を伴う完了] - 同期は完了したが、一部のアイテムの共有が失敗した場合に表示されます。
     • [失敗] - 同期が失敗し、アイテムが共有されなかった場合に表示されます。[失敗] リンクをクリックすると、追加の詳細が表示されます。

   • [前回完了した同期] - すべてのアイテムの共有が正常に完了した前回の同期の日時が表示されます。

   • [次回実行される同期] - 次回にスケジュールされた同期の日時が表示されます。

   [即時の同期:]

   • [前回の同期] - 前回の即時の同期の日時が表示されます。
   • [ステータス] - 前回の即時の同期の状態が表示されます。予想される同期状態を次に示します。
     • [完了] - すべてのアイテムで同期が正常に完了し、オフになったことを示します。
     • [失敗を伴う完了] - 同期は完了したが、一部のアイテムの共有が失敗した場合に表示されます。
     • [失敗] - 同期が失敗し、アイテムが共有されなかった場合に表示されます。[失敗] リンクをクリックすると、追加の詳細が表示されます。