У роли ArcGIS Workflow Manager должна быть лицензия, а отдельным участникам организации должна быть назначена лицензия для дополнительного модуля типа пользователя ArcGIS Workflow Manager .
Более подробно о лицензировании ролей ArcGIS Server
Более подробно об управлении лицензиями дополнительных модулей типов пользователей