Verwalten von Kollaborationen als Host

Als Host der Kollaboration können Sie die Workspaces, Gastteilnehmer und Details Ihrer Kollaborationen verwalten.

Verwalten von Kollaborationen als Host

Hosts von Kollaborationen können die Eigenschaften ihrer Kollaborationen bearbeiten oder eine Kollaboration vollständig löschen. Anweisungen hierzu finden Sie weiter unten. Sie können auch den Freigabeplan für einen Kollaborations-Workspace ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen eines Freigabeplans.

Der Host der Kollaboration kann außerdem vorhandenen Workspaces zusätzliche Workspaces hinzufügen.

Bearbeiten einer Kollaboration

Bearbeiten Sie die Kollaboration, um eine der folgenden Eigenschaften zu ändern:

• Name der Kollaboration
• Beschreibung der Kollaboration
• Vollständiger Name der Kontaktperson für den Host der Kollaboration
• E-Mail-Adresse der Kontaktperson

Zum Bearbeiten einer Kollaboration führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Suchen Sie in der Tabelle den Namen der Kollaboration, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Kollaboration bearbeiten aus.
4. Führen Sie im Dialogfeld Kollaboration bearbeiten die folgenden Schritte aus:
   • Geben Sie einen Namen für die Kollaboration ein.
   • Geben Sie eine Beschreibung der Kollaboration ein.
   • Geben Sie den vollständigen Namen der Kontaktperson für den Host der Kollaboration ein.
   • Geben Sie eine E-Mail-Adresse der Kontaktperson ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten der Kontaktperson des Hosts

Führen Sie zum Bearbeiten der Kontaktperson für Ihre Kollaboration die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie in der Tabelle auf den Namen der Kollaboration, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie in der Zusammenfassung der Kollaboration neben der Ansprechpartner auf die Schaltfläche Bearbeiten.
4. Bearbeiten Sie die Optionen Vollständiger Name der Kontaktperson und E-Mail-Adresse der Kontaktperson, und klicken Sie auf Speichern.

Löschen einer Kollaboration

Sie können eine Kollaboration löschen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Suchen Sie in der Tabelle den Namen der Kollaboration, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Kollaboration löschen aus.
4. Wählen Sie im Dialogfeld Kollaboration löschen die Option Kollaboration löschen aus, um die Kollaboration zu löschen.

Hinweis:

Von der Kollaboration empfangene Elemente werden nicht gelöscht. Bevor Sie eine Kollaboration löschen, sollten Sie die Freigabe aller zuvor für den Kollaborations-Workspace freigegebenen Elemente aufheben.

Administratoren von Gastteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, dass die Kollaboration gelöscht wurde.

Bearbeiten eines Kollaborations-Workspace

Sie können die mit einem Kollaborations-Workspace verknüpfte Gruppe anhand der folgenden Schritte bearbeiten. Die Optionen Name und Beschreibung des Workspace können ebenso bearbeitet werden.

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrer Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Workspaces Sie anzeigen möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Workspace, den Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace bearbeiten aus.
5. Sobald das Dialogfeld Workspace bearbeiten eingeblendet angezeigt wird, können Sie optional die Optionen Workspace-Name und Workspace-Beschreibung bearbeiten und auf Weiter klicken.
6. Erstellen Sie optional eine neue Gruppe, oder wählen Sie eine andere vorhandene Gruppe aus, die mit dem Workspace verknüpft werden soll, und klicken Sie auf Weiter.
7. Wenn Sie der Administrator der Host-Kollaboration sind, wird Ihnen die Option zum Ändern des Zugriffs von Gastteilnehmern auf den Kollaborations-Workspace angezeigt. Wählen Sie optional den neuen Zugriffsmodus im Dropdown-Menü aus, und klicken Sie auf Speichern.
Sie können den Zugriff des Gastteilnehmers auch bearbeiten, indem Sie in der Liste der Workspaces für die Kollaboration auf den Namen eines Workspace klicken. Daraufhin wird der Zugriffsmodus des Gastteilnehmers angezeigt, und Sie können einen neuen aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Hinzufügen eines Kollaborations-Workspace

Einer Kollaboration können zusätzliche Workspaces hinzugefügt werden, indem die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, der ein Workspace hinzugefügt werden soll.
4. Klicken Sie auf Workspace erstellen.
5. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Kollaborations-Workspace an, und klicken Sie dann auf Weiter.
6. Wählen Sie die Gruppe aus, die mit dem Workspace verknüpft wird. Dies kann eine vorhandene Gruppe oder eine neue Gruppe sein, die Sie zu diesem Zweck erstellen. Eine Gruppe kann nur mit einem Kollaborations-Workspace verknüpft werden.
   • Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen, ist es eine private Gruppe, der alle Gruppenmitglieder Inhalte hinzufügen können Sie können den Status und die Einstellungen für Beiträge ggf. ändern, nachdem die Gruppe erstellt wurde. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Erstellen von Gruppen. Wenn Sie eine neue Gruppe für eine Kollaboration erstellen, müssen Sie Tags für die Gruppe festlegen, um den Vorgang fortsetzen zu können.
   • Wenn Sie eine vorhandene Gruppe verknüpfen möchten, wird im Dropdown-Menü eine Liste aller Gruppen im Portal angezeigt, einschließlich privater Gruppen.
7. Wählen Sie für jeden Kollaborationsteilnehmer den Zugriffsmodus im Dropdown-Menü aus, und klicken Sie auf Speichern.

Administratoren von Gastteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, dass ein neuer Kollaborations-Workspace hinzugefügt wurde.

Löschen eines Kollaborations-Workspace

Sie können einen Kollaborations-Workspace für ihre Kollaborationen löschen, indem die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, die den Workspaces enthält, den Sie löschen möchten.
4. Suchen Sie in der Tabelle den Namen des Kollaborations-Workspace, den Sie löschen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Workspace löschen aus.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Workspace löschen auf Workspace löschen. Beachten Sie, dass von der Kollaboration empfangene Elemente nicht gelöscht werden. Bevor Sie eine Kollaboration löschen, sollten Sie die Freigabe aller zuvor für den Kollaborations-Workspace freigegebenen Elemente aufheben.

Anzeigen von Kollaborationsteilnehmern

Sie können die Liste anderer Teilnehmer anzeigen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Teilnehmer Sie anzeigen möchten.

   Auf der Seite Workspaces werden eine Liste der Workspaces in der Kollaboration und Ihre Gruppe angezeigt, die mit dem Workspace, Zugriffsmodus und Status verknüpft ist.

4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.

Auf der Seite Gäste der Kollaboration, können Administratoren des Hosts der Kollaboration Gast einladen auswählen, um der Kollaboration neue Gast-Portale hinzuzufügen.

Akzeptieren einer Antwort des Gastteilnehmers

Sie können Antworten von Gastteilnehmern auf Einladungen zur Kollaboration akzeptieren, indem die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Teilnehmer Sie anzeigen möchten.
5. Wenn eine Gast-Portal-Antwort noch nicht in die Kollaboration importiert wurde, ist deren Status auf der Seite Gäste als Einladung ausstehend aufgeführt. Um ein Gastteilnehmer zu akzeptieren, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Gastorganisation zulassen aus.
6. Navigieren Sie im Dialogfeld Gastorganisation zulassen zu der Antwortdatei, die Sie vom Gastteilnehmer erhalten haben, und klicken Sie auf Gastorganisation zulassen.

Die Administratoren der Kollaboration erhalten eine Benachrichtigung über den Beitritt eines neuen Gastteilnehmers.

Bearbeiten der Informationen oder des Zugriffsmodus eines Gastteilnehmers

Sie können die Kontaktinformationen und den Zugriffsmodus eines Gastteilnehmers ändern, indem die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Gastorganisation Sie bearbeiten möchten.
5. Wenn der Status eines Gast-Portals auf der Seite Gäste der Kollaboration als Aktiv aufgeführt ist, können Sie dessen Details und den Zugriffsmodus bearbeiten. Um ein Gast-Portal zu bearbeiten, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Gastorganisation bearbeiten aus.
6. Im Dialogfeld Gastorganisation bearbeiten können Sie die Kontaktinformationen bearbeiten und/oder einen Zugriffsmodus im Dropdown-Menü auswählen und auf Speichern klicken.

Administratoren von Gastteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, wenn deren Zugriffsmodus geändert wurde.

Erneutes Senden einer Einladung

Wenn eine Einladung zur Kollaboration verloren gegangen oder abgelaufen ist, können Sie eine Einladung erneut senden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
4. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Einladung Sie erneut senden möchten.
5. Wenn die Antwort eines Gastteilnehmers noch nicht in die Kollaboration importiert wurde, wird dessen Status auf der Seite Gäste als Einladung ausstehend aufgeführt. Um eine Einladung für einen Gast erneut zu senden, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Einladung erneut senden aus.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Einladung erneut senden auf Einladung erneut senden.

Entfernen einer Einladung zur Kollaboration

Wenn Sie eine Vertrauensstellung mit einer Organisation nicht mehr herstellen möchten, können Sie eine Einladung zur Kollaboration entfernen, indem die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Einladung Sie entfernen möchten.
4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
5. Wenn die Antwort eines Gastteilnehmers noch nicht in die Kollaboration importiert wurde, wird dessen Status auf der Seite Gäste als Einladung ausstehend aufgeführt. Um eine Einladung für einen Gastteilnehmer zu entfernen, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Einladung entfernen aus.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Einladung entfernen auf Einladung entfernen.

Alle vorhandenen Einladungsdateien für den Gastteilnehmer werden als ungültig festgelegt. Wenn ein Gastteilnehmer die Einladung annimmt und eine Antwortdatei sendet, ist die Antwortdatei ungültig.

Entfernen eines Gastteilnehmers aus einer Kollaboration

Sobald der Host einer Kollaboration eine Gastorganisation in einer Kollaboration zugelassen hat, kann er den Gastteilnehmer aus einer Kollaboration entfernen, indem er die folgenden Schritte ausführt:

1. Melden Sie sich als Administrator bei der Host-Organisation an.
2. Navigieren Sie zu Eigene Organisation > Einstellungen bearbeiten > Kollaborationen.
3. Klicken Sie auf den Namen der Kollaboration, deren Gast-Portal Sie entfernen möchten.
4. Klicken Sie auf Gäste anzeigen.
5. Wenn der Status eines Gastteilnehmers auf der Seite Gäste der Kollaboration als Aktiv aufgeführt ist, können Sie es aus der Kollaboration entfernen. Um einen Gastteilnehmer zu entfernen, klicken Sie für den Eintrag des Gastes in der Tabelle auf den Dropdown-Pfeil der Schaltfläche Aktion, und wählen Sie Gastorganisation entfernen aus.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Gastorganisation entfernen auf Gastorganisation entfernen.

Hinweis:

Beachten Sie, dass von der Kollaboration empfangene Elemente nicht gelöscht werden.

Die Administratoren von Kollaborationsteilnehmern erhalten eine Benachrichtigung, dass der Gastteilnehmer aus der Kollaboration entfernt wurde.