Wenn Sie Administrator Ihrer Organisation sind oder über die richtigen Berechtigungen verfügen, können Sie die Gruppen verwalten, die im Besitz von Mitgliedern sind. Sie können die Gruppendetails bearbeiten, ändern, wer die Gruppe anzeigen und ihr beitreten kann, die Freigabeeigenschaften ändern, Mitglieder einladen, Mitgliedschaftsanfragen verwalten, den Besitzer ändern, die Rolle eines Mitglieds in der Gruppe aktualisieren, Mitglieder aus einer Gruppe entfernen und die Gruppe löschen. Sie können zudem andere Mitglieder in die Gruppe einladen.
Tipp:
Es wird empfohlen, für Mitglieder einige Gruppen mit ausgewählten Inhalten, Grundkarten und Vorlagen Ihrer Organisation zu erstellen, denen Mitglieder dann beitreten können. Auf diese Weise können Benutzer leichter verstehen, wie Inhalte im Portal organisiert werden und welche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit es mit anderen Benutzern gibt. Weitere Informationen finden Sie unter Site-Konfiguration – Gruppen.
Bearbeiten von Gruppeneigenschaften und -einstellungen
Um die Eigenschaften und Einstellungen einer Gruppe zu bearbeiten, deren Besitzer das Mitglied ist und die von ihm verwaltet oder administriert wird, öffnen Sie die Gruppenseite. Einige Aktionen sind je nachdem, wie die Gruppe erstellt wurde, nicht verfügbar.
- Melden Sie sich bei der Portal-Website an, und überprüfen Sie, ob Ihnen Berechtigungen zum Verwalten von Mitgliedergruppen zugewiesen sind.
- Klicken Sie im oberen Bereich der Website auf Gruppen.
- Verwenden Sie Registerkarten, Filter, Sortieroptionen und Suchfunktionen, um die Gruppe zu suchen, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um deren Gruppenseite zu öffnen, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Um die Informationen einer Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie neben der zu bearbeitenden Eigenschaft auf Bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Sie können den Gruppennamen sowie die Zusammenfassung, Beschreibung, Miniaturansicht, usw. bearbeiten.
- Um zu ändern, wer die Gruppe finden, dieser beitreten und ihr Inhalte hinzufügen kann, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen, und aktualisieren Sie die Eigenschaften, die Sie ändern möchten. Sie müssen über die richtigen Berechtigungen zum Aktualisieren des Status einer privaten Gruppe oder zum Definieren einer Enterprise-Gruppe verfügen, um die Mitgliedschaft zu verwalten.
- Um den Besitzer einer Gruppe zu ändern, klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht auf Besitzer ändern, wählen Sie einen neuen Gruppenbesitzer aus und klicken Sie auf Besitzer ändern.
Tipp:
Mit dem Befehlszeilenwerkzeug "TransferOwnership" können Sie die Besitzer von Gruppen und anderen Elementen in einem Massenvorgang ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Elementen.
- Um zu verhindern, dass die Gruppe versehentlich gelöscht wird, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschschutz.
- Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen und klicken Sie auf Gruppe löschen. Klicken Sie im Fenster Löschen auf Löschen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn für die Gruppe der Löschschutz aktiviert wurde.
Hinweis:
Wenn die Gruppe mit einer Enterprise-Gruppe aus einem Enterprise-Identitätsspeicher verknüpft ist, wird nur das Gruppenelement aus dem Portal gelöscht. Die Enterprise-Gruppe bleibt davon unberührt, da sie vom Identitätsspeicher verwaltet wird.
Wenn die Gruppe direkt aus dem Identitätsspeicher gelöscht wird, wird das Gruppenelement im Portal beibehalten. Mit Ausnahme des Gruppenbesitzers werden alle Gruppenmitglieder aus dem Element entfernt.
Verwalten von Gruppen für ein bestimmtes Mitglied
Als Administrator können Sie die Gruppenmitgliedschaft für ein bestimmtes Mitglied in Ihrer Organisation auf der Seite Gruppen des Mitglieds verwalten.
- Melden Sie sich bei der Portal-Website an, und überprüfen Sie, ob Ihnen Berechtigungen zum Verwalten von Mitgliedergruppen zugewiesen sind.
- Klicken Sie im oberen Bereich der Website auf Organisation.
- Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds, dessen Gruppen Sie verwalten möchten, auf die Aktionsschaltfläche
und klicken Sie auf Gruppen anzeigen.Die Seite Gruppen des jeweiligen Mitglieds wird geöffnet.
- Führen Sie auf der Registerkarte Eigene Gruppen einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn der Link Einladungen erscheint, wurde das Mitglied zu der Anzahl von Gruppen eingeladen, die neben dem Link angezeigt wird. Klicken Sie auf Einladungen und für jede Gruppe auf Dieser Gruppe beitreten oder Ablehnen. Klicken Sie abschließend auf Schließen.
- Um das Mitglied zu einer oder mehreren Gruppen in Ihrer Organisation hinzuzufügen, klicken Sie auf Zu Gruppen hinzufügen, suchen und wählen Sie die Gruppen aus, zu denen das Mitglied hinzugefügt werden soll, und klicken Sie auf Zu Gruppen hinzufügen.
- Um das Mitglied aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf den Link Gruppe verlassen für die Gruppe und klicken Sie auf Gruppe verlassen.
- Um eine Gruppe zu löschen, deren Besitzer das Mitglied ist, klicken Sie auf den Link Gruppe löschen für die Gruppe und klicken Sie auf Löschen.
- Um die Rolle des Mitglieds in einer Gruppe zu aktualisieren, klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um die Gruppenseite zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Gruppenmitgliedschaften und Rollen.
Verwalten von Gruppenmitgliedschaften und Rollen
Sie können Mitglieder aus einer Gruppe entfernen und ihre Gruppenrollen auf der Registerkarte Mitglieder der Gruppenseite ändern. Auf den Registerkarten Übersicht und Mitglieder können Sie Mitglieder in die Gruppe einladen und Anfragen zum Beitritt zu der Gruppe bearbeiten.Einige Aktionen sind je nachdem, wie die Gruppe erstellt wurde, nicht verfügbar. Wenn die Gruppe beispielsweise mit einer Enterprise-Gruppe aus einem Enterprise-Identitätsspeicher verknüpft ist, sind die Optionen zum Einladen von Benutzern und Verwalten von Mitgliedschaftsanfragen nicht verfügbar.
- Melden Sie sich bei der Portal-Website an, und überprüfen Sie, ob Ihnen Berechtigungen zum Verwalten von Mitgliedergruppen zugewiesen sind.
- Klicken Sie im oberen Bereich der Website auf Gruppen.
- Verwenden Sie Registerkarten, Filter, Sortieroptionen und Suchfunktionen, um die Gruppe zu suchen, deren Eigenschaften und Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, um deren Gruppenseite zu öffnen, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Um ein oder mehrere Mitglieder aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den zu entfernenden Mitgliedern und klicken Sie auf Mitglied aus Gruppe entfernen.
- Um die Rolle eines Mitglieds in der Gruppe zu ändern, klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Mitglied, dessen Gruppenrolle Sie ändern möchten und klicken Sie auf Gruppenrolle des Mitglieds aktualisieren. Wählen Sie im Dropdown-Menü eine andere Rolle aus und klicken Sie auf Aktualisieren. Gruppenrollen sind Besitzer, Gruppenmanager und Mitglied und die für einen Benutzer verfügbaren Optionen sind von seinen jeweiligen Berechtigungen abhängig. Um beispielsweise zum Gruppenmanager befördert zu werden, muss ein Mitglied Mitglied der gleichen Organisation wie der Gruppenbesitzer sein und entsprechende Berechtigungen haben, Gruppen zu erstellen und zu besitzen.
- Um Anfragen zum Beitritt zu der Gruppe zu verwalten, klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht oder Mitglieder auf Mitgliedschaftsanfragen und nehmen Sie die einzelnen Anfragen an oder lehnen Sie sie ab.
- Wenn Sie andere Mitglieder in die Gruppe einladen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Übersicht oder Mitglieder auf Benutzer einladen und wählen Sie die Mitglieder aus, die Sie in die Gruppe einladen möchten. Sie können der Gruppe Benutzer hinzufügen, ohne ihnen Einladungen zusenden zu müssen, die sie annehmen müssen, um Mitglied der Gruppe zu werden. Aktivieren Sie hierfür das Kontrollkästchen Mitglieder der Organisation sofort hinzufügen, ohne eine Bestätigung anzufordern. Klicken Sie auf Einladung senden, um die Benutzer in die Gruppe einzuladen, oder klicken Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, um Mitglieder direkt hinzuzufügen.
Hinweis:
Einladungen werden als Benachrichtigung an die ausgewählten Mitglieder gesendet. Sie werden nicht als E-Mail gesendet. Benachrichtigungen für Gruppeneinladungen sehen Mitglieder, wenn sie sich im Portal anmelden. Benachrichtigungen werden neben dem Benutzernamen des Mitglieds auf der Portal-Website aufgeführt.