Présentation de ArcGIS Workflow Manager

ArcGIS Workflow Manager est un système de gestion de processus évolutif qui automatise et simplifie de nombreux aspects de l’exécution et de la gestion de tâches SIG et non SIG dans une organisation. Il optimise les opérations SIG en fournissant des outils en temps-réel pour gérer les personnes, les processus et les produits nécessaires à l’exécution des tâches. Il favorise les améliorations dans l’efficacité de la production en maintenant des processus standardisés, centralisés et répétables dans toute votre organisation afin de réduire les erreurs et les inefficacités et d’économiser du temps.

Le processus le plus courant pris en charge par Workflow Manager est un processus de mise à jour des données de base. Un exemple de cas d’utilisation réside dans la mise à jour d’informations spatiales ou attributaires par un éditeur pour un emplacement. Un spécialiste SIG met une carte à jour en fonction des informations capturées. Son travail est alors validé par un spécialiste du contrôle qualité (CQ) et, en cas de problème, est renvoyé au spécialiste SIG. Ce cas d’utilisation illustre les fonctionnalités de base de Workflow Manager. On appelle « processus » les étapes à suivre pour mettre les données à jour dans ce scénario, et « tâche » une instance d’un processus à un emplacement. Les tâches peuvent être associées à des données spatiales et attribuées à plusieurs membres de l’organisation. Les étapes peuvent permettent d’effectuer diverses tâches (par exemple, ouvrir une carte spécifique pour un spécialiste SIG ou inviter un spécialiste CQ à répondre à une question pour acheminer la tâche dans différentes directions).

Workflow Manager peut alors étendre ce type de processus en envoyant des notifications par e-mail à des points clés du processus, en gérant et en nettoyant les versions de données spatiales, en exécutant des outils de géotraitement pour aider dans la sélection du site initial, et ainsi de suite.

Workflow Manager peut également être flexible dans la manière dont il gère l’emplacement d’exécution du processus et peut traiter de manière harmonieuse tous les points d’interaction. Par exemple, le travail peut s’effectuer sur le terrain dans une application mobile, la mise à jour des données dans ArcGIS Pro, et le contrôle qualité dans l’application Web Workflow Manager

Le scénario de mise à jour des données ci-dessus ne constitue qu’un type de processus. Les organisations peuvent disposer de nombreux types de processus pour les processus métier, lesquels peuvent comprendre les inspections de site, la planification de l’utilisation de terrains, la gestion et l’approbation de documents, les applications mobiles et les processus entièrement automatisés. Avec Workflow Manager vous pouvez automatiser vos processus métier pour améliorer la qualité et la précision des données, optimiser l’affectation des ressources, améliorer la communication et réduire les coûts de production de votre organisation.

Fonctionnalité

ArcGIS Workflow Manager Server se décline en deux éditions.

Standard : l’édition standard est incluse avec l’extension de type d’utilisateur ArcGIS Workflow Manager et vous offre un système évolutif de gestion des processus d’entreprise qui automatise de nombreux aspects de l’exécution et de la gestion des tâches SIG et non SIG.

Advanced : avec l’édition Advanced, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de l’édition Standard, plus l’accès aux capacités d’automatisation avancées de Workflow Manager Server. Dans 10.9 ceci permet de planifier et d’exécuter automatiquement une étape à un moment précis et également d’utiliser des webhooks ArcGIS Survey123 pour créer des tâches dans Workflow Manager.

Composants Workflow Manager

Dans Workflow Manager plusieurs composants constituent une tâche. En fonction de vos attributions, vous n’avez peut-être besoin d’utiliser qu’un sous-ensemble de ces composants.

Éléments de processus

Les éléments de processus sont des instances uniques de Workflow Manager qui permettent aux groupes de votre organisation d’effectuer différents types de tâche. Lorsque vous utilisez plusieurs éléments de processus pour séparer les divers groupes de votre organisation, les exigences et les tâches uniques d’un groupe n’interfèrent pas avec les autres groupes.

Modèles d’étape

Les modèles d’étape sont des étapes préconfigurées conçues pour réaliser divers types d’action lorsqu’une tâche est effectuée (par exemple, ouvrir une carte, exécuter un outil de géotraitement, poser une question, etc.). Chaque modèle d’étape possède un nom préconfiguré et des valeurs par défaut pour les propriétés, les options et le style de l’étape. Lorsqu’un modèle d’étape est ajouté pour un diagramme de processus, elle devient une étape unique dans le processus et ses valeurs par défaut peuvent être personnalisées selon les besoins.

Diagramme de processus

Un diagramme de processus est une représentation visuelle d’un processus métier et consiste en étapes et en chemins individuels. Dans Workflow Manager, il s’agit de bien plus que d’un simple organigramme car chaque étape peut être configurée avec son type, ses propriétés, ses options et son style, et les chemins peuvent être configurés pour réaliser des actions spécifiques une fois qu’une étape a été exécutée. Par exemple, une étape de question vous invite à répondre à une question et une étape cartographique ouvre une carte spécifique. Lorsqu’un chemin est suivi, il peut changer le statut de la tâche ou changer la personne à laquelle une étape est affectée. En concevant un processus avec différents types d’étape et de chemin, une organisation peut modéliser des tâches de bout en bout qui englobent plusieurs services, emplacements et produits logiciels.

Modèles de tâche

Toutes les tâches sont créées à partir d’un modèle de tâche associé à un diagramme de processus. Le modèle de tâche contient les propriétés de tâche par défaut assignées à une tâche lorsque celle-ci est créée (par exemple, la première personne à laquelle elle est assignée, la priorité et la date d’échéance et les propriétés de tâche supplémentaires ayant été ajoutées par votre organisation).

Emplois

Une tâche est une unité de travail dans le système Workflow Manager. Dans certaines organisations, une tâche peut être appelée « bon de travail ». Une tâche peut être affectée à une personne, à de nombreuses personnes ou à un groupe et être programmée pour être terminée à une date certaine. Elle comprend les étapes de processus à exécuter et ses détails, qui en soulignent la portée. Elle peut également contenir une aide supplémentaire pour exécuter des étapes, des dépendances, son emplacement et des associations à des données spatiales. De nombreuses tâches du même type peuvent être créées dans le système.

Emplacements de tâche

Workflow Manager permet d’associer une tâche à un emplacement géographique ce qui peut faciliter la gestion et l’automatisation de vos tâches. L’emplacement d’une tâche peut être défini sous forme de point, ligne, ou polygone ou de lignes et polygones multi-parties. Vous pouvez également utiliser l’emplacement d’une tâche pour rationaliser les tâches comme suit :

• Visualiser les tâches sur une carte et changer la couleur des emplacements en fonction des valeurs d’attributs définies dans les graphiques partagés afin de créer un tableau de bord visuel de l’état des tâches.
• Utiliser les limites de l’emplacement d’une tâche comme entrée d’un outil de géotraitement, d’un modèle ou d’un script exécuté comme étape d’un processus.
• Effectuer un zoom sur l’emplacement d’une tâche lorsqu’une carte est ouverte dans l’application Web Workflow Manager
• Partager l’emplacement d’une tâche avec des applications Web ou mobiles

Interface utilisateur Workflow Manager

Les composants principaux de l’interface utilisateur de Workflow Manager sont les pages, les fenêtres et le canevas de processus. En fonction de vos attributions, vous n’avez peut-être besoin d’utiliser qu’un sous-ensemble de ces composants.

Remarque :

La visibilité et les fonctionnalités de l’interface sont contrôlées par les groupes d’utilisateurs, les rôles et les privilèges.

Page Gestion

La page Manage (Gestion) est utilisée par les responsables de la production pour créer des tâches, surveiller et mettre à jour les tâches existantes et examiner les tâches terminées. Elle permet aux organisations de surveiller et d’examiner en permanence le statut des tâches.

Elément	Description
1	Basculer entre les vues Map & List (Carte & liste), Map (Carte) et List (Liste).
2	Développer les fenêtres Search (Recherche) et Create (Créer) pour rechercher et créer des tâches à l’aide de modèles de tâche prédéfinis.
3	Rechercher des tâches en utilisant des recherches récentes ou partagées.
4	Sélectionner des filtres pour affiner les résultats des recherches
5	Afficher le nombre total de tâches, de nouvelles tâches et de tâches en retard qui correspondent à vos critères de recherche et aux filtres choisis.
6	Afficher des graphiques récapitulatifs pour les tâches qui correspondent à vos critères de recherche et aux filtres choisis. Les graphiques vous permettent également de visualiser les tâches dans la vue Map (Carte) et de modifier la couleur des emplacements des tâches en fonction des valeurs d’attributs définies dans les graphiques.
7	Développer la fenêtre Details (Détails)pour afficher plus d’informations sur la tâche sélectionnée, voir l’emplacement de la tâche sur une carte et l’étape actuelle de la tâche dans le diagramme de processus. Vous pouvez également mettre à jour les propriétés de tâche et gérer les pièces jointes de la tâche dans cette fenêtre. Le nom de la fenêtre Details (Détails) reflète le nom de la tâche choisie.
8	Les commandes de la carte vous permettent de faire un zoom avant, un zoom arrière, un zoom sur tout, de modifier le fond de carte et de gérer les couches.
9	La vue Map (Carte) vous permet de visualiser sur une carte les tâches ayant un emplacement défini.
10	Activer ou désactiver les étiquettes de carte.
11	Faites glisser les poignées pour redimensionner les zones d’une vue.
12	La vue Liste contient les tâches qui correspondent à vos critères de recherche et aux filtres choisis.

Page Tâche

La page Work (Tâche) vous permet de rechercher et de terminer l’exécution des tâches. Voici quelques tâches courantes pouvant également être effectuées sur la page Work (Tâche) :

• Des tâches peuvent être créées par des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.
• Les applications Web peuvent être ouvertes pour mettre à jour ou examiner des mises à jour de cartes Web.
• Les propriétés de tâche peuvent être gérées et les tâches approuvées par un administrateur de processus.
• Des dépendances (par exemple, des dessins de constructions) peuvent être ajoutées à des tâches.

Elément	Description
1	Développer la fenêtre Create (Créer) pour créer des tâches à l’aide de modèles de tâche prédéfinis.
2	Recherche des tâches à l’aide de recherches prédéfinies ou de termes de recherche personnalisés.
3	Développer la fenêtre Details (Détails)pour afficher plus d’informations sur la tâche sélectionnée, voir l’emplacement de la tâche sur une carte et l’étape actuelle de la tâche dans le diagramme de processus. Vous pouvez également mettre à jour les propriétés de tâche et gérer les pièces jointes de la tâche dans cette fenêtre. Le nom de la fenêtre Details (Détails) reflète le nom de la tâche choisie.
4	Sélectionner des filtres pour affiner les résultats des recherches
5	Afficher une liste des tâches qui correspondent à vos critères de recherche et aux filtres choisis.
6	Interagir avec les tâches et exécuter vos étapes affectées. La tuile de tâche apparaît lorsque vous commencez une étape.

Page Conception

La page Design (Conception) est utilisée par les administrateurs d’élément de processus pour créer et gérer des diagrammes de processus et des modèles de tâche et configurer les paramètres système.

Elément	Description
1	Crée et gère des diagrammes de processus.
2	Crée et gère des modèles de tâche.
3	Gère les paramètres d’élément de processus et les utilisateurs.
4	Prévisualiser le diagramme de processus sélectionné.

Lorsque vous cliquez sur Create New (Créer nouveau) dans la fenêtre Workflow Diagrams (Diagrammes de processus) ou sur le bouton Edit (Mettre à jour) d’un diagramme de processus sur la page Design (Conception), la page de mise à jour de diagramme de processus apparaît avec les éléments suivants :

Elément	Description
1	Faites un choix dans une liste de modèles d’étape prédéfinis effectuant des fonctions spécifiques lorsqu’ils sont exécutés dans le cadre d’une tâche.
2	Créer et mettre à jour des diagrammes de processus à l’aide d’une interface glisser-déposer.
3	Gérer les paramètres de diagramme de processus, les données spatiales, les détails d’étape et les chemins. Le nom et les options du volet dépendent de l’élément choisi dans le canevas de processus.